Como organizar evento perfeito: 9 melhores ferramentas para gestão

Para você, que tem interesse em se aprofundar em assuntos de organização de eventos e todos os seus detalhes, vamos abordar sobre as melhores ferramentas para gestão de eventos. Boa leitura!

Publicado em 24/08/2020

Avalie este Artigo

A gestão de um negócio é a alma para se conseguir controlar bem e obter os melhores resultados, e assim não há como organizar evento perfeito sem adequadas ferramentas para gestão.

A tecnologia permitiu aprimorar os instrumentos de gestão, e a organização de eventos também se favoreceu dessas inovações e melhorias de controles automatizados e seguros.

Neste artigo, vamos apresentar 10 melhores ferramentas para gestão que podem ser usadas na organização de eventos.

1.      Selecione um sistema ERP

Como organizar evento perfeito: 9 melhores ferramentas para gestão

Um sistema de gestão integrada ERP é importante para qualquer empresa, e aquelas que trabalham com organização de eventos se incluem nessa necessidade.

O mais conhecido é Oracle, que, junto com o SAP, são bastante potentes e atende a grandes organizações no mundo, podendo ser customizado para sua empresa. Mas existem outras opções mais simples e de qualidade que podem ser utilizadas para atender às suas necessidades.

Podemos indicar como opções o Sispro e Omie, que são bastante interessantes.

2.      Selecione uma plataforma de gestão de convidados e participantes

Entre as ferramentas para gestão e auxiliar estão as de controle de frequência de convidados e lotação.

Podemos recomendar a Sympla, que permite controlar acessos e fazer a gestão de convidados de seu evento.

Esse é um recurso que não pode faltar na organização de seu evento.

3.      Use uma ferramenta de avaliação do evento pelos participantes

Como organizar evento perfeito: 9 melhores ferramentas para gestão

Entre as ferramentas para gestão que obtêm informações do pós-evento é a possibilidade de conseguir avaliações sobre a ocasião. Dessa maneira, é possível servir de base para melhorar as próximas iniciativas e será possível ter como organizar evento perfeito, ajustando todos os possíveis pontos fracos.  

O SurveyMonkey é uma ferramenta que permite estratificar as opiniões dos participantes do evento de maneira fácil e segura, sob a forma de questionário.

4.      Priorize recursos para trabalhar com diversos documentos

Uma boa forma de como organizar evento perfeito é controlar toda a documentação que faz parte dos preparativos e da execução do evento.

Evernote é uma ferramenta bastante completa que armazena e controla diversos tipos de documentos e mídias, podendo inclusive ser utilizado para manter um controle sobre todas as informações e anotações necessárias, auxiliando a se organizar e não deixar passar nada em branco.

5.      Implemente ferramenta de avaliação e controle de espaço

Poder conhecer a capacidade do espaço onde será realizado o evento e auxiliar a definir a quantidade de pessoas que podem comparecer é uma forma de definir exatamente quantos ingressos podem ser disponibilizados e assim auxiliar a definir preços e convites.

A ferramenta Super Planner possui diversos recursos de alocação de pessoas e avaliação de toda a estrutura necessária para atender esses participantes, como cálculos da quantidade de bebidas, comidas, cadeiras etc.

6.      Fortaleça a venda de ingressos

Para eventos com a venda de ingressos é preciso adotar controles de acompanhamento e que possam revestir esse processo de maior segurança possível.

Identificar a quantidade de ingressos a ser disponibilizados e de convidados e a definição de preços para que possam resultar em lucros para os organizadores e patrocinadores, são necessidades que fazem parte do planejamento e de uma gestão eficiente.

Há ferramentas no mercado que permitem manter um controle bastante interessante e seguro.

Automatizar a venda de ingressos faz parte de todo esse processo e assim o Lets.events é uma boa opção.

7.      Ferramentas para auxiliar o controle orçamentário

O orçamento é a base que irá nortear o processo de gestão para que possa exercer um controle e efetuar ações para que seja cumprido, visando alcançar os resultados desejados.

Um evento possui diversas complexidade de ações e que devem ser devidamente controladas, como estoques, fornecedores, imobilizado, recebimentos e pagamentos realizados.

Para que se possa ter um controle sobre todas as atividades que estão previstas em orçamento, podem ser usadas as ferramentas Trello e Asana; ambas relacionam à definição de tarefas e controles de diversos tipos como a frequência e ainda venda de ingressos e campanhas de divulgação.

8.      Controle integrado de tarefas

Importante que se consiga efetuar a integração de alertas e controle de tarefas para que a gestão possa ser realizada com êxito.

Uma ferramenta interessante e de fácil acesso é o Google Alerts, além de ser gratuito e com muita segurança pode auxiliar o acompanhamento das tarefas e suas realizações.

Avisos serão enviados para auxiliar a cumprir as tarefas, funcionando como uma agenda automática e que integra a todos.

A vantagem dessa ferramenta é que pode ser direcionada ao e-mail das pessoas ou seus meios de comunicação, como o WhatsApp.

9.      Adotar um sistema de comunicação integrado

Como organizar evento perfeito: 9 melhores ferramentas para gestão

A comunicação é um fator determinante para que todas as ações sejam realizadas corretamente e dentro do planejado.

A organização de um evento necessita de agilidade e facilidade na troca de informações, e assim é importante que se invista em uma ferramenta de comunicação integrada para viabilizar a melhor maneira de contato e evitar ruídos na comunicação.

O uso de WhatsApp é uma alternativa de fácil acesso e de uso comum, porém escolher uma ferramenta voltada para a visão corporativa é aconselhável para dar maior segurança ao processo.

Nesse aspecto, o Slack é uma ferramenta que integra toda a equipe em um único canal e que se destina a tratativas profissionais para a realização de tarefas e grupos de discussão e informações.

É uma ferramenta que pode ser integrada a outras que visam a melhor gestão e assim permite maior controle, inclusive com o Google Drive, Dropbox, YouTube e Hangout.

 

Conclusão: como organizar evento perfeito e suas ferramentas para gestão

As ferramentas para gestão auxiliam como organizar evento perfeito para serem bem controlados e auxiliar a execução de tarefas e diversos aspectos que fazem com que a organização possa ser favorecida.

O controle sobre todos os itens de um evento, como salgados, doces e eventualmente kit festas e avaliação de fornecedores, somente pode ser viabilizado de maneira correta e eficiente com o uso da tecnologia e seus recursos.

Podemos até afirmar que sem o uso de ferramentas para gestão é muito difícil ter como organizar evento perfeito.

Deixe seu comentário sobre este artigo que trata das ferramentas para gestão; assim, estará nos ajudando a melhorar cada vez mais.


Avalie este Artigo

Deixe seu comentário

Avalie este Artigo

Comentários

  • Seja o primeiro a comentar

Orçamento Expresso

Solicite Orçamento para 39757 anunciantes com um só pedido

Clique aqui para solicitar
CasamentosFestas InfantisFormaturasEventos Empresariais

Aguarde...