A gestão de um negócio é a alma para se conseguir controlar bem e obter os melhores resultados, e assim não há como organizar evento perfeito sem adequadas ferramentas para gestão.
A tecnologia permitiu aprimorar os instrumentos de gestão, e a organização de eventos também se favoreceu dessas inovações e melhorias de controles automatizados e seguros.
Neste artigo, vamos apresentar 10 melhores ferramentas para gestão que podem ser usadas na organização de eventos.
1. Selecione um sistema ERP
Um sistema de gestão integrada ERP é importante para qualquer empresa, e aquelas que trabalham com organização de eventos se incluem nessa necessidade.
O mais conhecido é Oracle, que, junto com o SAP, são bastante potentes e atende a grandes organizações no mundo, podendo ser customizado para sua empresa. Mas existem outras opções mais simples e de qualidade que podem ser utilizadas para atender às suas necessidades.
Podemos indicar como opções o Sispro e Omie, que são bastante interessantes.
2. Selecione uma plataforma de gestão de convidados e participantes
Entre as ferramentas para gestão e auxiliar estão as de controle de frequência de convidados e lotação.
Podemos recomendar a Sympla, que permite controlar acessos e fazer a gestão de convidados de seu evento.
Esse é um recurso que não pode faltar na organização de seu evento.
3. Use uma ferramenta de avaliação do evento pelos participantes
Entre as ferramentas para gestão que obtêm informações do pós-evento é a possibilidade de conseguir avaliações sobre a ocasião. Dessa maneira, é possível servir de base para melhorar as próximas iniciativas e será possível ter como organizar evento perfeito, ajustando todos os possíveis pontos fracos.
O SurveyMonkey é uma ferramenta que permite estratificar as opiniões dos participantes do evento de maneira fácil e segura, sob a forma de questionário.
4. Priorize recursos para trabalhar com diversos documentos
Uma boa forma de como organizar evento perfeito é controlar toda a documentação que faz parte dos preparativos e da execução do evento.
Evernote é uma ferramenta bastante completa que armazena e controla diversos tipos de documentos e mídias, podendo inclusive ser utilizado para manter um controle sobre todas as informações e anotações necessárias, auxiliando a se organizar e não deixar passar nada em branco.
5. Implemente ferramenta de avaliação e controle de espaço
Poder conhecer a capacidade do espaço onde será realizado o evento e auxiliar a definir a quantidade de pessoas que podem comparecer é uma forma de definir exatamente quantos ingressos podem ser disponibilizados e assim auxiliar a definir preços e convites.
A ferramenta Super Planner possui diversos recursos de alocação de pessoas e avaliação de toda a estrutura necessária para atender esses participantes, como cálculos da quantidade de bebidas, comidas, cadeiras etc.
6. Fortaleça a venda de ingressos
Para eventos com a venda de ingressos é preciso adotar controles de acompanhamento e que possam revestir esse processo de maior segurança possível.
Identificar a quantidade de ingressos a ser disponibilizados e de convidados e a definição de preços para que possam resultar em lucros para os organizadores e patrocinadores, são necessidades que fazem parte do planejamento e de uma gestão eficiente.
Há ferramentas no mercado que permitem manter um controle bastante interessante e seguro.
Automatizar a venda de ingressos faz parte de todo esse processo e assim o Lets.events é uma boa opção.
7. Ferramentas para auxiliar o controle orçamentário
O orçamento é a base que irá nortear o processo de gestão para que possa exercer um controle e efetuar ações para que seja cumprido, visando alcançar os resultados desejados.
Um evento possui diversas complexidade de ações e que devem ser devidamente controladas, como estoques, fornecedores, imobilizado, recebimentos e pagamentos realizados.
Para que se possa ter um controle sobre todas as atividades que estão previstas em orçamento, podem ser usadas as ferramentas Trello e Asana; ambas relacionam à definição de tarefas e controles de diversos tipos como a frequência e ainda venda de ingressos e campanhas de divulgação.
8. Controle integrado de tarefas
Importante que se consiga efetuar a integração de alertas e controle de tarefas para que a gestão possa ser realizada com êxito.
Uma ferramenta interessante e de fácil acesso é o Google Alerts, além de ser gratuito e com muita segurança pode auxiliar o acompanhamento das tarefas e suas realizações.
Avisos serão enviados para auxiliar a cumprir as tarefas, funcionando como uma agenda automática e que integra a todos.
A vantagem dessa ferramenta é que pode ser direcionada ao e-mail das pessoas ou seus meios de comunicação, como o WhatsApp.
9. Adotar um sistema de comunicação integrado
A comunicação é um fator determinante para que todas as ações sejam realizadas corretamente e dentro do planejado.
A organização de um evento necessita de agilidade e facilidade na troca de informações, e assim é importante que se invista em uma ferramenta de comunicação integrada para viabilizar a melhor maneira de contato e evitar ruídos na comunicação.
O uso de WhatsApp é uma alternativa de fácil acesso e de uso comum, porém escolher uma ferramenta voltada para a visão corporativa é aconselhável para dar maior segurança ao processo.
Nesse aspecto, o Slack é uma ferramenta que integra toda a equipe em um único canal e que se destina a tratativas profissionais para a realização de tarefas e grupos de discussão e informações.
É uma ferramenta que pode ser integrada a outras que visam a melhor gestão e assim permite maior controle, inclusive com o Google Drive, Dropbox, YouTube e Hangout.
Conclusão: como organizar evento perfeito e suas ferramentas para gestão
As ferramentas para gestão auxiliam como organizar evento perfeito para serem bem controlados e auxiliar a execução de tarefas e diversos aspectos que fazem com que a organização possa ser favorecida.
O controle sobre todos os itens de um evento, como salgados, doces e eventualmente kit festas e avaliação de fornecedores, somente pode ser viabilizado de maneira correta e eficiente com o uso da tecnologia e seus recursos.
Podemos até afirmar que sem o uso de ferramentas para gestão é muito difícil ter como organizar evento perfeito.
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