Como organizar evento perfeito: tecnologia para gestão de convidados

Organizar um evento requer muitos detalhes, além de conhecimento específico. Você deseja que seu evento seja um sucesso e busca dicas para uma boa gestão do mesmo? Acompanhe nossas dicas sobre como organizar evento perfeito. Boa leitura.

Publicado em 14/08/2020

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O principal pilar para organizar evento perfeito sem dúvida é o planejamento. Nesse processo de planejar os detalhes do seu evento, o passo inicial é traçar um objetivo claro, desse modo é mais fácil iniciar a organização do evento. E, sobretudo, usar a tecnologia para gestão de convidados, que já existe. Ainda não sabe como? Confira no texto de hoje!

 É preciso pensar nos detalhes do seu evento, como que tipo de evento será? Social? Empresária? Particular? Qual será o local do evento: será em um salão específico ou ao ar livre? Ou, até mesmo, vivendo em tempos de pandemia e distanciamento social, há que se considerar os eventos virtuais e todas as suas implicações. Qual tipo de comida será servido? Será necessário um buffet temático ou um buffet comum? Projetar o público-alvo do seu evento também é de extrema importância, assim como o número de pessoas e como elas serão acomodadas no local (trataremos da gestão de convidados mais adiante).

Dentro dessa delimitação é preciso saber trabalhar com o tempo que se dispõe por meio de um cronograma, pois isso ajuda a definir as tarefas de maneira precisa e prevê atrasos e soluções.

Nessa etapa inicial, também é interessante fazer um checklist de todas as decisões e afazeres fundamentais para a organização do evento. O checklist, inclusive, é uma função primordial e também será tratado com mais atenção no decorrer deste texto.

Ao pensar no seu objetivo com o evento, é possível delimitar os melhores fornecedores, que poderão ser seus parceiros, além de equipes de serviço confiáveis, serviço de música e tudo o que será necessário para organizar evento perfeito – por isso, capriche nessa etapa!

 

Delimitar o orçamento para organizar evento perfeito

Como organizar evento perfeito: tecnologia para gestão de convidados

 

Levando sempre em consideração o capital disponível para a realização do evento, a delimitação do orçamento é fundamental para organizar evento perfeito.

Tenha sempre em mente a realidade do seu capital para a realização do evento e tente executá-lo da melhor maneira possível, buscando sempre as melhores opções e soluções do mercado.

O importante é seguir o planejamento inicial. A contratação dos profissionais adequados também auxiliará na composição da melhor equipe.

 

O poder do checklist para organizar evento perfeito

Como organizar evento perfeito: tecnologia para gestão de convidados

 

Já tratamos anteriormente da importância do checklist no processo de planejamento para organizar evento perfeito. De fato, seu uso é infalível; além de auxiliar na visão das etapas e até dos resultados, reduz possíveis erros no planejamento.

Alguns itens que devem estar no checklist para organização de eventos:

– objetivo;

– orçamento;

– data, local e horário;

– quantidade de pessoas;

– infraestrutura;

– cardápio, decoração e atrações; e

– duração do evento.

Seguindo essa listinha mágica você conseguirá facilmente organizar evento perfeito!

 

Escolhendo a melhor tecnologia para gestão de convidados

 

É preciso se atentar também à escolha da plataforma que será utilizada como tecnologia para gestão de convidados do evento.

Primeiro, é fundamental delimitar de que maneira os convidados serão informados/convidados para o evento. Mais ainda, como serão feitas as inscrições para o evento.

Pensar nesse tópico de tecnologia para gestão de convidados é fundamental, principalmente em tempos de pandemia, como já citamos, em que vivemos um período de adaptação ao “novo normal”. Isso porque existem plataformas on-line que cuidam de todo o processo de gestão de convidados, sendo todo o processo também on-line, o que facilita ainda mais tanto para os gestores quanto para os convidados.

Essas plataformas especializadas nesse trabalho com os convidados cuidam de detalhes como lista de convidados e divulgação do evento (on-line), que contém informações como data, horário e programação. É possível também controlar os participantes por meio desses sistemas, até com leitura de um QR Code.

Ou seja, usando a tecnologia a seu favor, é possível fazer uma boa gestão de convidados.

 

Buscando o formato ideal para seu evento

 

Como já destacamos ao longo deste artigo, o fator da pandemia de COVID-19 sem dúvida rompeu padrões no mundo todo – e no setor de eventos não foi diferente.

Desse modo, é necessário pensar na escolha de formato ideal para a realização do seu evento, uma vez que os eventos físicos se tornaram opções mais distantes, o que obriga a reconsiderar o formato a ser adotado para evento. Por exemplo, uma palestra que seria presencial pode assumir um formato on-line, podendo até aceitar um maior número de participantes, assim como as videoconferências, que podem ganhar cada vez mais destaque no planejamento.

Há vários formatos que podem ser considerado: debates, coquetéis, coffee-breaks, sempre considerando, claro, nas orientações das principais autoridades de saúde mundial, respeitando protocolos de limites de pessoas e distanciamento social, adequando o seu formato a seu objetivo, planejamento e orçamento. Sem dúvida você conseguirá organizar evento perfeito.

Escolha os melhores fornecedores

 Como organizar evento perfeito: tecnologia para gestão de convidados

Por fim, não poderíamos deixar de destacar o quanto a qualidade dos fornecedores é essencial para um evento bem-sucedido. Dessa maneira, é possível ter os melhores produtos e serviços.

Para garantir esses fornecedores é necessário identificar as suas próprias demandas em relação ao evento, de modo que você encontre fornecedores que ofereçam a você as melhores soluções.

Considere também receber indicações de bons fornecedores, vindas de outros organizadores de eventos, isso pode lhe trazer maior segurança e tranquilidade na escolha, além de garantir qualidade do serviço. Aposte nesta dica!

 

Dica extra! Aposte em ter uma boa equipe de trabalho, com integrantes bem preparados e que saibam lidar com todas as situações e eventuais contratempos que possam acontecer antes, durante e depois o evento. É importante investir em treinamentos individuais, por setor e com toda a equipe reunida para que não um detalhe seja deixado de lado.

 

Conclusão: organizar evento perfeito com tecnologia para gestão de convidados

Esperamos que este artigo tenha auxiliado você na busca por dicas para organizar evento perfeito. Se você gostou, comente aqui embaixo qual das dicas você acha indispensável para organizar um evento de maneira bem-sucedida. Não se esqueça de compartilhar o conteúdo e deixar seu comentário.


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