Qualquer tipo de negócio apresenta riscos, que devem ser controlados e avaliados constantemente, para evitar problemas.
Na área de eventos on-line, esses riscos são mais prováveis, pelas diversas variáveis que estão relacionadas a ele e que devem ser observadas e cuidadas com maior atenção para que o evento não seja um fracasso.
Num evento on-line, a empresa está com uma exposição de imagem muito maior e pode até mesmo ser avaliada por participantes de várias partes do planeta, devendo ser muito mais tratado para que tudo corra dentro das condições ideais e que seja realizado com total sucesso e bem avaliado por parte dos participantes.
Daí a importância de trabalhar em uma cultura de gestão de crises, em todas as empresas e com muito mais cuidado nas de eventos on-line, por ser um fator crítico de sucesso mais presente ainda.
Neste artigo, vamos entender o que é e como fazer uma boa gestão de crise em eventos on-line por meio de 6 dicas importantes e que podem ser aplicadas a qualquer tipo de evento ou negócio, a fim de garantir a qualidade e realização de resultados adequados.
O que é a gestão de crise em eventos on-line?
Quando se pensa em crise é provável que a primeira impressão é que a crise esteja relacionada a aspectos econômicos externos, como uma recessão, pandemia ou fatores que se apresentem de fora para dentro das empresas.
Porém, as crises podem decorrer também de fatores que possam ser controlados e resolvidos pela própria empresa e que devem ser identificados para uma atuação e solução que só depende de ações da própria empresa.
Esse conceito é o que iremos verificar nesse artigo para podermos identificar como efetuar uma adequada gestão de crise em eventos on-line.
A gestão de crise é um processo estruturado e planejado para que a empresa possa agir quando do surgimento de um problema inesperado, interno ou externo, e possível de ocorrer, que deve ser previamente avaliado para serem adotadas as medidas de correção imediatas, para serem solucionados.
O ideal é identificar riscos e manter um planejamento para evita-los ou corrigi-los, caso ocorram.
A importância da gestão de crise em eventos on-line
A gestão de crise em eventos on-line, para ser bem-sucedida, deve considerar algumas premissas que são as bases para suas avaliações e tomadas de decisão quanto às ações a ser adotadas, podendo ser citadas:
- Identificar as condições gerais para a realização dos eventos on-line;
- Todos os fatores de riscos em cada etapa;
- Apurar quais ações devem ser tomadas se cada um desses fatores ocorrer, antes, durante ou depois do evento;
- Trabalhar com equipes multidisciplinares que possam contribuir com sugestões de riscos e soluções.
Os objetivos desse tipo de estratégia é reduzir as chances de problemas e tomar ações imediatas para evitar interrupção das atividades e obter a solução dos problemas, reduzindo o impacto e garantido a qualidade do evento on-line.
Assim a marca estará preservada e com ganhos de competitividade no mercado, por ter eventos que buscam a melhor satisfação de todos, além de conseguir que a empresa supere qualquer crise.
Como fazer a gestão de crise em eventos on-line
Existem alguns cuidados que devem ser considerados para realizar uma gestão de crise em eventos on-line. A seguir, apresentaremos uma seleção de dicas para atingir esse objetivo.
1. Efetuar um planejamento
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Uma adequada gestão de crise em eventos on-line deve ser realizada por um planejamento do evento que inclua uma avaliação detalhada dos riscos, sendo tratada como um item do planejamento geral.
Esse item do planejamento deve ser acompanhado com controles de status de ações a ser tomadas em caso de surgirem imprevistos.
2. Conheça os riscos que o evento pode correr
Os riscos sempre são uma condição que pode impactar em uma atividade e que devem ser previstos para atuar em suas prevenções ou correções.
Entretanto, esses riscos podem ser indevidamente desconsiderados, e assim gerar possibilidades de se concretizarem, tomando de surpresa a empresa.
Por isso, é importante uma avaliação cuidadosa e técnica de todos os pontos que estão relacionados ao evento on-line, sem possibilidades de desconsiderar nenhum.
3. Estabelecer responsáveis para atuar na crise
Implementar um gabinete de gestão de crise em eventos on-line, tendo como objetivo incluir equipe multidisciplinar para levantar riscos inerentes ao evento e emitir ações para que possam ser solucionados, caso ocorram.
Importante definir graus de probabilidade em cada caso para que possam ser avaliadas as necessidades de investimentos em suas possíveis ações, assim como estabelecer uma escala de grau de riscos.
4. Conheça as expectativas do público
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Importante manter um controle de avaliação dos participantes e até mesmo do público em geral quanto a qualidade dos seus eventos, possibilitando atuar sobre processo de melhoria contínua e eventuais riscos não identificados internamente.
Esse processo envolve inclusive apoio a possibilidades de redirecionamento de eventos e de temas a ser adotados em futuros projetos, atendendo a expectativas e mantendo a empresa com menos riscos de perda de receita.
5. Fortalecer a comunicação com os participantes
Manter a emissão de convites com identificação das formas de comunicação do público com a empresa e também abrir processos de pós-eventos com a avaliação específica de suas realizações são boas estratégias de aproximação e de estreitamento da comunicação com seus participantes.
Estabeleça canais de comunicação de qualidade para quaisquer necessidades de contatos.
6. Simular os problemas e testar as soluções
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Importante ainda simular as condições de riscos, antes dos eventos, assim como testar as soluções propostas, para que no dia do evento tudo possa sair como planejado.
Os eventos on-line envolvem uma série de detalhes que devem ser bem testados, como equipamentos, qualidade do som e imagem e de velocidade de internet.
Inclusive quanto as condições de segurança e qualidade dos espaços que transmitirão os eventos.
Além de tratar em eventos híbridos da estrutura de apoio, como as equipes de garçons e buffet.
Agora você sabe como fazer a gestão de crise em eventos on-line Definir um planejamento que inclua uma equipe para cuidar das ações de gestão de crise em eventos on-line é uma forma de garantir que o evento não seja impactado por fatos e riscos desconhecidos e que tenham de ser solucionados com urgência e de forma incorreta.
Não se trata de prever que as coisas possam dar errado, mas sim se prevenir para os casos de ocorrerem, que possam ser devidamente contornadas e solucionadas, para que seu evento on-line possa ter sucesso.
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