Uma das partes mais importantes do planejamento de um evento é a escolha do local onde será realizado. Não importa se a ocasião é social, esportivo ou empresarial, é preciso escolhas estratégicas na hora de decidir o local. É ele que irá definir, por exemplo, a adesão e disposição do público em comparecer ao evento. Afinal, ninguém gostaria de ter que ir a um lugar de difícil acesso ou com pouca segurança, não é mesmo?
O local precisa ser adequado ao tamanho e tipo de evento que você pretende realizar, oferecer segurança ao público e à equipe de pessoas que irá trabalhar no evento, que tenha um preço que não pese muito no seu orçamento, entre outros fatores que precisam ser levados em consideração.
Neste artigo, daremos dicas para escolher melhor local para eventos, listando os principais pontos e aspectos que precisam ser considerados no momento de tomar esta importante decisão. Confira todos os detalhes a partir de agora!
Escolher melhor local para eventos: defina o porte do evento
O primeiro ponto que você precisa levar em consideração é o tamanho do seu evento, para que o local tenha uma dimensão adequada. Um espaço pequeno não é bom, mas um local muito maior do que o necessário para receber o seu número de convidados também é uma escolha ruim, pois pode passar a impressão de que há muitos lugares vazios e de que o evento não foi um sucesso.
Para definir o porte do evento, você precisa considerar o tamanho do seu público. A quantidade de pessoas irá indicar qual deve ser a dimensão do local adequado para a realização do seu evento. Além disso, o local precisa fazer jus ao tipo do evento, se for algo mais social e festivo, por exemplo, o ideal é que o evento aconteça em um salão de festas, mas, se for uma palestra corporativa, um auditório fechado é o mais indicado. Avalie bem esses pontos e só então comece a pensar em outras questões logísticas.
Escolher melhor local para eventos: questões de segurança
Todas as questões que envolvem segurança precisam ser consideradas. Faça uma investigação sobre o bairro em que o espaço fica localizado, pesquise sobre as estatísticas de assaltos e de roubos de veículos. O seu público não pode ficar receoso de ir a um evento localizado em uma região considerada perigosa.
Outro ponto importante é na hora de escolher melhor local para eventos é checar a quantidade de saídas de emergências que o local dispõe, se elas realmente funcionam e a facilidade de acesso. Uma boa equipe de segurança também é importante, que seja do tamanho ideal para a quantidade de pessoas, para assegurar o bem-estar dos convidados e da equipe de profissionais que trabalhará durante o evento.
Escolher melhor local para eventos: localização
Outro fator importante para a escolha local do evento é a localização,. Quando fizer uma lista de espaço para eventos, dê prioridade aos que apresentam mais facilidade de localização, que seja próximo de pontos de táxi e transportes públicos. Como dito anteriormente, as pessoas podem não se interessarem pelo evento caso ele ocorra em um lugar de difícil acesso.
Avalie se o local do evento tem espaço adequado para carga e descarga de equipamentos e que não interfira na circulação dos convidados. Esse é um ponto importante caso seu evento necessite de montagem de equipamento de músicos ou organização de um buffet para eventos, por exemplo.
Além disso, a acessibilidade do local também deve ser avaliada, como a presença de rampas para cadeirantes, elevadores e corrimões.
Escolher melhor local para eventos: data e horário
Quando for escolher melhor local para eventos, você precisa checar o calendário e ver se o espaço estará disponível na data do evento. Isso parece muito básico, mas é uma questão de grande importância. Você precisa escolher uma data e um horário que não vá contra os horários do cotidiano dos seus convidados e que seja adequado ao caráter do seu evento.
Escolher melhor local para eventos: questões burocráticas
Avaliar a situação legal do imóvel atentamente é importante para evitar complicações logísticas e interrupções. É importante certificar que o proprietário do local tem permissão dos órgãos responsáveis da cidade para receber grande quantidade de pessoas. Caso o alvará de funcionamento não esteja em dia, você precisa pedir que o responsável do local resolva a situação ou então optar por escolher ouro local.
Escolher melhor local para eventos: condições sanitárias e alimentação
Todos sabem que comida e bebida de qualidade são fundamentais para fazer um evento de sucesso, e isso já começa a ser definido no momento de escolher melhor local para eventos. É importante verificar as condições da cozinha, quais são os utensílios e equipamentos disponíveis para que a organização dos alimentos e das bebidas seja feita de forma eficaz. Verifique se será necessário fazer aluguel de materiais e utensílios e se a equipe terá condições adequadas de trabalhar adequadamente.
As condições sanitárias também precisam ser avaliadas. Verifique se os banheiros estão em bom estado para uso, se são suficientes para atender o seu público e se há serviço de limpeza. Caso o local não cumpra seus requisitos, você precisara contratar banheiros químicos e terceirizar a realização da limpeza.
Escolher melhor local para eventos: acústica
Se houver uso de som durante a realização do evento, como microfones para palestrantes ou a presença de bandas para festas, a questão da sonorização do local deve ser avaliada. Verifique se o ambiente é aberto ou fechado, se há necessidade de isolamento acústico, se há facilidade de passagem de cabos de som e entrada de equipamentos, entre outros.
Agora que você conheceu todas as dicas de como escolher o melhor local para eventos, vai, sem sombra de dúvidas, conseguir fazer uma boa avaliação do local ideal para o seu evento e conseguir ter sucesso durante a realização dessa festa. Seja de qual tipo for!
Ainda restou alguma dúvida ou tem alguma sugestão para escolher melhor local para eventos? Deixe seu comentário logo abaixo. Vamos interagir. Sucesso em seus próximos eventos!
