Você sabe como escolher espaço para eventos corporativos? Eventos corporativos sempre necessitam das melhores condições de realização para alcançarem o sucesso, e assim a escolha de um espaço adequado é fundamental para que possam ter seus conteúdos bem avaliados e com a garantia de obterem seus objetivos totalmente alcançados.
Mesmo em eventos corporativos on-line é preciso que a transmissão seja feita de um local com boa acústica e iluminação adequada. Já para eventos que ocorrerão de forma híbrida, a escolha do espaço para receber os participantes presencialmente é uma preocupação que tem de ser levada em consideração para que o evento tenha sucesso, independente do seu modelo de realização.
Vamos apresentar a seguir 8 dicas para escolher espaço para eventos corporativos e conseguir realizar com sucesso um evento desse tipo.
1. Avalie o tipo de espaço de acordo com o formato do evento
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Antes de escolher espaço para eventos corporativos, é preciso definir o tipo de evento que se deseja.
As empresas podem optar por encontros híbridos, totalmente presenciais ou on-line, assim como o modelo de evento que se deseja, como confraternizações, reuniões estratégicas, de treinamento ou mesmo de aspecto comercial, como feiras e lançamentos de produtos e serviços.
Para cada tipo e modelo é preciso definir a quantidade de participantes, o objetivo e o espaço mais adequado, para que a realização possa ser a mais proveitosa possível para todos.
Em caso de confraternizações, podem ser escolhidos salões de festas ou mesmo áreas em hotéis, assim como chácaras ou clubes que possam atender um grande número de pessoas.
Em espaços abertos é importante avaliar a necessidade de aluguel de tendas ou coberturas para dar maior segurança e conforto, e todos esses são detalhes que não podem ser desprezados na escolha do local mais apropriado.
2. Verifique a localização
Ao escolher espaço para eventos corporativos, deve ser levada em consideração a localização onde o evento será realizado, pois as condições de transportes e uma boa localização permitem que os deslocamentos possam ocorrer com maior segurança e em menos tempo, ajudando na avaliação do evento.
Identifique ainda as disponibilizações de linhas regulares de ônibus e a oferta de áreas de estacionamento para auxiliar a quem comparecer ao evento e dar segurança as pessoas, assim seu evento será mais bem avaliado.
3. Identifique opções de acessibilidade
Um dos pontos fundamentais ao escolher espaço para eventos corporativos é se o local apresenta boas condições de acessibilidade.
As empresas investem em inclusão de diversas formas e necessitam que os seus eventos possam ter participantes, sem que sejam impedidos de ter acesso ao local.
Assim, é importante priorizar o acesso facilitado, com rampas, identificação tátil, equipamentos de proteção e banheiros adaptados para que as pessoas possam usar com conforto e sem restrições.
Observe todos os detalhes inclusive quanto a larguras de corredores e a existência de elevadores que possam atender às necessidades de seus colaboradores e participantes.
A acessibilidade tem sido uma grande preocupação das empresas e, por isso, tão importante também para os eventos corporativos.
4. Identifique a estrutura do local
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Uma das boas maneiras de escolher espaço para eventos corporativos é com relação a avaliação de toda e estrutura e equipamentos que o espaço oferece.
Espaços destinados a esse tipo de evento corporativo normalmente devem ter padrões de suporte e de atendimento de instalações que possam atender às necessidades das empresas e assim são mais indicados para serem escolhidos e garantir a qualidade do evento e o conforto dos participantes.
Disponibilizando boas instalações e equipamentos, o espaço auxilia a empresa com menos necessidades de adaptações ou investimentos para a realização de eventos de sucesso.
5. Avalie a segurança do espaço
A segurança do local é fundamental ao escolher espaço para eventos corporativos.
Não basta o evento ser realizado numa área segura, se o acesso acabar sendo facilitado e assim expor os participantes, sendo necessário escolher locais que possam ser mais protegidos e que tenham menos riscos para a realização do evento.
Importante, ainda, avaliar a existência de vistoria do Corpo de Bombeiros para atestar as condições de garantia de equipamentos de proteção a incêndios e de evacuação do local, em caso de algum sinistro.
Manter equipes de vigilantes e segurança digital é mais um fator diferencial num espaço, para auxiliar na decisão de escolha do local mais adequado e com menos riscos.
6. Verifique se o local disponibiliza fornecedores de serviços
Um importante fator a considerar ao escolher espaço para eventos corporativos é se o local possui prestadores de serviços que possam ser utilizados e assim manter um padrão de atendimento mais identificado com o espaço e assim evitar que se tenha de treinar novos fornecedores para atender ao evento.
Nesse caso, é adequado avaliar a qualidade dos serviços prestados e a necessidade de orientar os prestadores quanto às suas exigências, ou passar a contar com prestadores de serviços já identificados com a empresa que organizará o evento corporativo.
7. Avalie a experiência quanto a realizações de eventos corporativos anteriores
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Para que se possa escolher espaço para eventos corporativos, o ideal é que seja avaliado se o local tem sido usado para abrigar eventos desse tipo e se possível identificar as avaliações que já foram realizadas.
Nesse caso, pode ser considerada com maior tranquilidade a opção pelo espaço e com a certeza que já vem sendo usado para a finalidade que se deseja, assim há maior chance de ter um local e até mesmo contar com prestadores de serviços que possam atender às suas exigências com qualidade.
8. Identifique se possui alvará de funcionamento
Ao escolher espaço para eventos corporativos, é fundamental que também se avaliem as condições de autorização do local, assim a comprovação de que o espaço tenha autorização de funcionamento com a emissão de alvará e que possua as condições adequadas para a realização do evento, são fatores fundamentais para que se defina o local adequado.
Quando um local não possui as autorizações de funcionamento, pode existir o risco de evento ser suspenso e trazer sérios prejuízos para a empresa de organização e serviços.
Saiba escolher espaço para eventos corporativos
Para escolher espaço para eventos corporativos é necessário definir o tipo de evento que se deseja e assim escolher o local com base nas características que serão necessárias para acolher as pessoas e propiciar um período de conforto e que atenda a todas as necessidades da empresa e seus participantes.
Nossas dicas permitem que se tenha uma avaliação mais adequada para facilitar a escolha de um espaço para a realização de eventos corporativos e assim auxiliar em seu sucesso.
Deixe um comentário com suas dicas para escolher espaço para eventos corporativos.
