A pandemia de COVID-19 atingiu em cheio o segmento de eventos. E aqueles que deviam ser realizados de forma presencial tiveram de ser adiados ou até mesmo cancelados de forma definitiva. Como comunicar adiamento de evento? Vejamos a seguir.
Tanto fornecedores como participantes foram impactados com tais situações, e a empresa que investiu em uma estrutura prévia de preparação, divulgação e elaboração de convites para atrações e participantes, acaba tendo que exercer ações para comunicar o ocorrido da melhor maneira e sem deixar que ninguém seja informado.
Muitas vezes, o adiamento é possível, e assim há uma condição de remarcar e manter o evento. De qualquer forma, muitos fatores econômicos de contratação serão impactados, mesmo nessas situações.
Neste artigo, vamos apresentar dicas de como comunicar adiamento de evento não só para os participantes, mas também para todos os envolvidos em oferecer seus serviços de apoio à sua realização e que têm de ser comunicados sobre o ocorrido.
Busque a transparência e mantenha uma comunicação ampla da situação
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Uma das melhores maneiras de como comunicar adiamento de evento é dar ampla divulgação à situação que se apresentou, de maneira bastante inesperada, provocada pela pandemia que assolou o planeta.
Importante utilizar as redes sociais, sua página da empresa e do evento específico, quando for o caso, além de cuidar para divulgar em meios de comunicação mais amplos, para aqueles eventos de maior porte.
Escolher programações em rádio, TV e jornais é uma boa maneira de ser o mais transparente possível e evitar problemas de ruídos na comunicação.
Elabore a estratégia de canais de comunicação com os participantes
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Ao definir como comunicar adiamento de evento, você deve considerar que as redes sociais são um grande canal de comunicação, porém melhor que isso é estabelecer um contato com cada participante, por meio de WhatsApp, e-mail ou mesmo aquele telefonema importante.
Os participantes poderão assim se sentir mais tranquilos quanto às ações que devem tomar e às soluções apresentadas pela empresa a eles.
Quanto maior a aproximação nessas situações, melhor será seu retorno e a satisfação do cliente em se sentir respeitado.
Elabore um checklist com perguntas e respostas e divulgue-o em suas redes sociais
Uma boa maneira de como comunicar adiamento de evento é estruturar uma lista de perguntas e respostas e disponibilizar em todos os canais que foram usados para a comunicação da realização do evento.
Essa lista deve indicar os motivos do adiamento ou cancelamento, as perspectivas de realização, procedimentos para o ressarcimento ou concessão de crédito aos participantes para uso futuro.
Mantenha atualizada a página do evento
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Outra maneira adequada de como comunicar adiamento de evento é que a página seja atualizada ininterruptamente, com informações que possam permitir que todos acompanhem o andamento das ações que estão sendo adotadas.
Isso é importante principalmente em relação à transparência de andamentos de processos de ressarcimentos ou mesmo quanto à realização de datas futuras para novo evento, se for o caso de um reagendamento ser possível.
Comunique aos seus fornecedores
A maneira mais completa de como comunicar adiamento de evento deve envolver todos os que participariam do acontecimento.
Como muitos profissionais e prestadores de serviços se envolvem na realização de um evento, é preciso que todos sejam informados do fato do cancelamento ou adiamento e que comecem as tratativas para eventuais novos agendamentos ou formas de ressarcimento por investimentos já realizados.
Um evento envolve profissionais e empresas como buffet, garçons, segurança, fornecedores de locais , ou de tendas e equipamentos de vídeo e som , que devem ser comunicados individualmente e que se possam fazer negociações adequadas e boas para todos.
Nesse período, as negociações devem ser mais consideradas como maneira de manter a parceria sem rompimentos e que atenda todos, considerando que a situação foi completamente imprevista.
Mantenha as atrações informadas
Palestrantes, atrações e convidados diversos devem ser um segmento importante do evento que deve possuir uma priorização em como comunicar adiamento de evento de maneira correta e segura.
Isso personaliza e causa uma boa impressão numa situação delicada como essa, minimizando os riscos de elas não participarem de eventos.
Qualquer pessoa deseja ser tratada com respeito e atenção, e nesse momento é preciso atentar a todos os envolvidos para que possam se sentir prestigiados e, dentro do possível, satisfeitos.
Comunique as alternativas de novas inscrições
No caso de eventos adiados, a forma de como comunicar adiamento de evento deve considerar todas as etapas e possibilidades de reservas futuras, priorizando aqueles que estarão aceitando participar desse novo evento, sem cancelar a sua inscrição.
Esse crédito disponível a ser usado pelo participante estará sempre disponível e garantido para o participante que assim o desejar, transmitindo assim tranquilidade e certeza de que ele pode contar com seu apoio.
Disponibilize as condições de reembolso para as desistências
Manter a transparência de todos os passos a ser seguidos é a melhor maneira de como comunicar adiamento de evento.
Dessa forma, é importante ter a maior quantidade de divulgações quanto às possibilidades de manter os participantes satisfeitos em relação à expectativa de receber ou participar de eventos futuros.
Nesse caso, efetuar um detalhamento e um leque de opções na página do evento e nas redes sociais, assim como em contatos pessoais dos participantes, passa a ser um modo bastante importante de comunicação e aproximação da empresa de organização de eventos e seus clientes.
Determine formas de ressarcimento e prazos para que isso ocorra.
Como comunicar adiamento de evento: a melhor maneira
O importante a considerar com clareza o que fazer quando um evento tem de se ser adiado ou cancelado e, desse modo, buscar a transparência e os métodos mais corretos para ter como comunicar adiamento de evento.
Manter todos os envolvidos devidamente comunicados sobre a situação e eventuais condições de remarcar o evento são fatores que trazem maior conforto a todos, e certamente com muito mais chances de manter as pessoas motivadas para continuarem a participar.
Por isso a importância de traçar estratégias adequadas de comunicação e manter uma linha direta para esclarecimentos e ações que devam ser tomadas quanto a situações específicas de acionamentos a empresa, para que se providenciem as melhores soluções para todos.
Deixe sua opinião sobre este artigo e suas experiências em situações de como comunicar adiamento de evento.
