6 dicas para um evento com risco zero de prejuízos

Está planejando um evento e quer saber mais formas de economizar? Veja aqui seis dicas para um evento com risco zero de prejuízos! Elas vão te ajudar a se organizar melhor, contratar as empresas certas e sem gastar muito.

Publicado em 17/01/2018

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Uma festa de casamento, aniversário, formatura ou até mesmo uma festa de fim de ano exige que seja bem elaborada e que todos os convidados se divirtam. Para que isso ocorra é preciso desembolsar uma boa quantia, garantindo a segurança de que tudo vai estar nos eixos.

Sendo assim, é preciso analisar os riscos, os ônus e os bônus de gastar com uma festa. Este artigo traz seis dicas para um evento com risco zero de prejuízos.

Encontre o profissional certo para te ajudar

 

6 dicas para um evento com risco zero de prejuízos

 

Antes de decidir realizar sua festa, considere contratar um promotor de eventos. Evita estresse, dor de cabeça e problemas de última hora.

Caso você seja um profissional da área e está buscando mais informações sobre como criar um evento com risco zero de prejuízos, veio ao lugar certo. Preste atenção nestas dicas:

1.     Considere não levar tudo sozinho

Como dito anteriormente, considere escolher um profissional capacitado para te ajudar. Levar uma festa inteira nos ombros, por mais que não seja grande, demanda tempo, disposição e coragem para lidar com os problemas que possam surgir. Cuidar de um evento sozinho sem ajuda profissional implica em encontrar fornecedores, documentos e contratos, treinamento de pessoas, escolha do local, entre outras pendências que vão aparecer. 

Um promoter, ou promotor de eventos, está acostumado a buscar sempre as melhores opções para o cliente, além de deixá-lo tranquilo quanto a tudo.

2.     Considere contratar uma equipe especializada em organizar eventos

 

6 dicas para um evento com risco zero de prejuízos

 

Se a sua festa for grande e de alta demanda, seria interessante contratar uma equipe completa para cuidar do seu evento. Assim, você estará economizando tempo e dinheiro, pois cada um na equipe terá sua função, garantindo seu evento com risco zero. Antes de escolhê-la, procure saber se ela é tradicional no mercado de eventos e quais festas já organizou, assim você conhece mais do trabalho e adquire mais confiança no serviço que será prestado.

Ainda assim, se você decidir seguir sozinho nessa caminhada ou se você já é um profissional da área de organização de eventos, veja nossas próximas dicas!

3.     Pesquise os melhores fornecedores

Antes da data prevista para o seu evento com risco zero, separe um bom tempo para pesquisar fornecedores capacitados.

Cuidado com os preços

Nem sempre o serviço mais caro é o melhor e nem sempre o mais barato é o mais lucrativo. Lembre-se que imprevistos podem acontecer e suspeite de um serviço com preços MUITO abaixo do mercado.

Use e abuse da internet e das tecnologias

Aproveite a internet para buscar preços mais baixos. Basta apenas uma pesquisa rápida no Google para encontrar empresas que fornecem serviços para festas.

Você também procurar aplicativos que vão te ajudar na organização. Além da facilidade de utilizar o meio digital, você está ajudando o meio ambiente economizando papéis.

Converse com fornecedores, tire suas dúvidas

O ditado já está batido, mas é clássico: ‘O combinado não sai caro’, certo? Portanto, tire a maioria das dúvidas que surgirem. Procure opiniões antes de formar as suas, assim você não corre o risco de contratar empresas irresponsáveis e com má reputação de mercado.

Se ainda tiver dúvidas, cogite visitar o local da empresa para um atendimento mais pessoal e conheça o trabalho de perto.

Atenção redobrada com comidas e bebidas

Não adianta contratar o serviço mais barato para comidas e bebidas se a qualidade e precedência dos alimentos não é garantida ou desconhecida. Uma boa comida é importante para uma festa e você não quer que seus convidados tenham problemas de saúde depois do seu evento, não é mesmo? No que se refere a bebidas é importante saber onde elas são fabricadas e a qualidade. Sua festa pode ficar mal vista se você servir bebidas de má qualidade.

Claro, você não precisa gastar rios de dinheiro para sua festa, mas pesquisar preços e qualidade e pôr na balança até encontrar o equilíbrio certo ajuda a poupar e a realizar um evento com risco zero de prejuízos.

4.     Tenha um orçamento inicial e faça uma planilha para desenvolvê-lo melhor


Orçamento inicial

Para um evento com risco zero de prejuízos é preciso que o orçamento seja médio, nem alto nem baixo demais. Encontrando o equilíbrio, você não vai desperdiçar dinheiro.

Planilha de gastos

 

6 dicas para um evento com risco zero de prejuízos 

 

Há também a versão digital de aplicativos de festas e etc., mas em uma planilha você consegue visualizar exatamente para onde estão indo os gastos, tendo maior controle sobre o seu orçamento inicial. A planilha também pode ser utilizada para que você leve de encontro com seus fornecedores e tire dúvidas quanto a preços. Sempre que possível, peça descontos.

Busque sempre a economia

Não custa nada pechinchar, isso não é vergonhoso, pelo contrário, mostra que você está interessado no serviço do fornecedor. Você precisar garantir seu evento com risco zero de prejuízos, sendo assim, dependendo da natureza do evento, se for um evento público ou que será televisionado, cogite um acordo de parceria com a empresa escolhida em troca de um desconto, por exemplo.

5.     Organize-se por prioridades

Ao organizar seu evento, é considerável que você cumpra as obrigações de acordo com o que for mais importante. Por exemplo, o aluguel de imóvel para sua festa é um item relevante. Se preferir, você pode fazer uma lista de tudo o que precisa para o seu evento e, na frente, indicar com um símbolo qual exige maior atenção.  Existem alguns itens, como aluguel de locais e buffets, que podem ficar mais caros em determinadas épocas do ano, por isso a importância de separar por prioridades. Quanto mais atenção a esses detalhes, seu evento com risco zero de prejuízos se torna mais alcançável.

6.     Tenha a cabeça fria para os imprevistos que surgirem

Problemas acontecem e, às vezes, é impossível evitá-los mesmo tomando todos os cuidados possíveis. Sendo assim, se algo der errado durante a organização de seu evento, mantenha a calma e pense racionalmente para não piorar a situação.

Previamente, ao elaborar seu orçamento, tenha em mente que esses imprevistos podem acontecer, assim você não se endivida por não estar preparado. Desta forma, você garante seu status de evento com risco zero de prejuízo econômico.


Essas foram algumas dicas simples para que você não fique cheio de dívidas ao organizar sua festa e que seu evento com risco zero de prejuízos ocorra tranquilamente.

Que outras dicas você daria para um organizador de eventos que quer economizar? Deixe seu comentário a respeito!


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