8 dicas para ter sucesso organizando eventos

Quer aprender a organizar os melhores eventos? Tenha em mente que é necessário ter a melhor equipe, os melhores fornecedores e sempre ouvir o que o cliente deseja. Dessa forma, você terá tudo o que precisa. Veja aqui dicas cruciais para ter sucesso organi

Publicado em 17/08/2017

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Preparar uma festa não é uma tarefa fácil, pois é preciso ter foco, ater-se aos detalhes e saber tudo o que o cliente deseja. Por isso, se você deseja trabalhar com eventos é preciso ficar atento a todas as novidades do mercado. Afinal, a cada dia surgem mais novidades e os clientes estão cada vez mais exigentes. 

Por isso, existem alguns requisitos básicos para ter sucesso nesse mercadoe é preciso ter sua estratégia muito bem definida. Assim, para quem está no ramo é preciso fazer reuniões periódicas não só com o seu staff, como também com o seu cliente para que tudo ocorra da forma correta, sem imprevistos. 

Independente do tamanho do evento, é preciso ter tudo em suas mãos para ter sucesso no mercado de eventos. Por isso, confira as dicas a seguir para quem está planejamento eventos, seja em empresas, seja em salão de festas, ou então, assessoria, convites, decoração etc.

1. Preste atenção ao que o cliente deseja 

Ouvir o cliente é muito importante, pois trabalhar com organização de evento é suprir a necessidade que ele tem. Por isso, é importante captar corretamente as informações iniciais do seu cliente para oferecer o melhor serviço. Acredite, para ter sucesso no ramo de evento, é preciso ter paciência. 

Se por algum acaso você não entendeu corretamente todas as informações ou percebeu que o cliente não está sabendo passar as informações necessárias, faça perguntas direcionadas. Pois, assim, não haverá problemas de entendimento e você terá todas as informações necessárias. 

Acredite, o segredo para um evento bem-sucedido é saber exatamente o que o cliente deseja. 

2. Definindo a sua estratégia

Depois de ouvir ao cliente, é preciso definir bem a sua estratégia, uma vez que cada evento é diferente de outro. Quem está trabalhando no  setor de eventos é preciso saber que tipo de público tem que alcançar, o que será necessário para o evento etc.

3. Cronograma 

Uma dessas estratégias é o cronograma. A criação de um cronograma de coisas a serem feitas é crucial para ter sucesso. Por isso, planeje-se, pois trabalhar na área requer planejamento e organização, e o cronograma faz parte de seu planejamento. 

Assim, quando já estiver definido com o cliente o conceito do evento, deve-se criar a seguir um cronograma que deve conter todas as ações necessárias para que o evento aconteça. Ou seja, é nesse cronograma que deverá conter todos os prazos estabelecidos, o início do contato e do agendamento com os fornecedores. 

Com o cronograma será possível manter o registro de cada passo dado até o momento do evento. 

4. Foco no resultado 

Para ter sucesso nesse mercado é preciso pensar desde a concepção do projeto até a execução do evento. Para isso, é preciso focar no resultado, por isso a importância de ter um conceito bem definido para o evento. Sempre aliando as suas ideias e conceitos ao que o cliente deseja. 

Afinal, tudo o que não desejamos são surpresas ruins, causando sérios problemas.

5. Parceiros 

Para trabalhar nesse ramo é preciso fazer parcerias. Afinal, hoje em dia, contar com parcerias de empresas sérias é muito importante para que o negócio dê certo. 

Por isso, tenha fornecedores de qualidade e que sejam competentes, pois eles são indispensáveis para seu sucesso. Além disso, não se pode esquecer que o nome da pessoa que está a frente da organização de evento está em jogo. Então, se alguma coisa sair errado é o seu nome que está em jogo. 

A melhor forma de encontrar bons fornecedores é por meio de networking, sempre pedindo informações de pessoas do meio e de confiança. Assim, é preciso ter bons relacionamentos e saber com que pode fechar parcerias. 

Podem ser fornecedores de salgados e doces para festas, de brinquedos como piscina de bolinhas, de animação de festas como recreadores, palhaços e mágicos, entre outros, são parcerias essenciais para o sucesso neste meio.

6. Equipe 

Uma boa empresa de eventos organizar sempre uma equipe para ajudá-lo. Por isso, é muito importante ter na hora uma equipe multidisciplinar, além de saber delegar tarefas e responsabilidades para as pessoas corretas. 

Aliás, não é todo mundo que pode fazer de tudo. Cada pessoa deve ser responsável pela parte que mais entende e conheça. Dessa forma, você vai oferecer o melhor para o seu cliente. 

Além disso, é impossível apenas uma pessoa dar conta de tudo. Mesmo com um cronograma, agenda e afins é preciso de ajuda em diferentes frentes. Por isso, para ter sucesso, lembre-se de que é preciso delegar tarefas e as tarefas certas para cada um de sua equipe.

7. Preze pela qualidade 

A qualidade de seus serviços deve estar sempre em primeiro lugar. Essa dica acaba sendo uma consequência das dicas que foram dadas anteriormente. É preciso investir em uma boa equipe, sempre ter parcerias com bons fornecedores, além de organizar muito bem o seu tempo, estruturando bem as tarefas de cada um de sua equipe. 

Além disso, é preciso ter qualidade e rapidez no atendimento, além de ter a capacidade de realização de diferenciais dentro do segmento escolhido. 

E mais, é preciso ficar atento a regulamentação de cada local em que for realizar o serviço, para não ter problemas futuros. 

8. Feedback 

Muitos profissionais deixam essa parte de lado. Porém, é preciso saber se o seu evento foi ou não um sucesso aos olhos do cliente. 

Por isso, criar em um e-mail um formulário simples, com poucas perguntas, mas assertivas, é necessário para saber o que deu ou não deu certo pelo olhar do cliente. Pois, se o cliente estiver satisfeito você está no caminho certo. Mas, qualquer problema que o cliente verificar e falar por meio do formulário, é um ponto que você deve melhorar para todos os outros clientes. 

Assim, você evita cometer erros futuros, independentemente de que tipo eles sejam.

Com certeza, com essas dicas você tem tudo para ter sucesso nessa área. É preciso sempre de atitudes simples, mas cruciais para um bom trabalho.

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