Você já ouviu falar sobre eventos híbridos? Já mencionamos o tema em artigos anteriores. Mas ainda persiste a dúvida para muitas pessoas: quais razões para organizar eventos híbridos na atualidade? Tentaremos expor um pouco da importância dessa estratégia a seguir.
O segmento de eventos teve de se reinventar no momento em que a pandemia de COVID-19 foi decretada pela Organização Mundial de Saúde (OMS) e com a orientação de necessidade de distanciamento social e indicação de cancelamento de eventos presenciais, visando reduzir os riscos de contágio pelo vírus.
Esse fato somente antecipou uma tendência que já se observava no segmento de eventos que passava a usar a tecnologia com maior frequência e, em muitos casos, a realizar eventos on-line, como treinamentos e assuntos relacionados a reuniões de empresas e conferências internacionais.
A transformação digital foi fator preponderante para possibilitar eventos on-line, e daí para se adotarem os eventos híbridos foi, de certa forma, uma alternativa que ocorreu quando a pandemia deu sinais de que poderiam ocorrer eventos presenciais controlados.
A opção nesses casos foi manter um modelo de eventos mistos presenciais e virtuais, assim definidos como os híbridos.
Vamos apresentar a seguir 8 razões para organizar eventos híbridos.
1. Melhora a possibilidade de networking
Entre as razões para organizar eventos híbridos, podemos relacionar a possibilidade de manter um bom networking, que é um dos maiores motivos para a participação em um evento, seja on ou off-line.
Com o uso dos recursos digitais, esse tipo de troca acaba sendo privilegiada, por promover maior ‘horizontalidade’ nas relações, já que podem estar interagindo, de igual para igual, on-line.
Há a possibilidade de criar comunidades específicas para uma integração e trocas de experiências e assim manter um contato mais ativo entre os participantes.
Além disso, o acesso aos expositores e palestrantes também será ampliado e facilitado.
A parte presencial complementa esses fatores de relacionamento, mas acabam não sendo somente apenas ela que permitirá uma integração entre todos.
2. Amplia o alcance do evento
Essa é uma das principais razões para organizar eventos híbridos, pois além de permitir a participação de qualquer pessoa que tenha interesse em acompanhar o evento, é possível expandir a participação sem limitação de barreiras físicas.
Nesse modelo, é possível que pessoas em outras cidades ou países possam ter acesso ao conteúdo digital transmitido ao vivo.
3. Maior relação custo-benefício
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A redução de custos é uma das grandes razões para organizar eventos híbridos, pois gastos com aluguéis de espaços, estruturas, decoração, e contratação de som ambiente, entre outros, não se fazem necessários.
Todos os gastos com os eventos são reduzidos pela substituição de necessidade de deslocamentos dos participantes, que também são impactados pela redução de gastos e maior conforto em participar dos eventos.
Porém, os investimentos em tecnologia e equipamentos de transmissão e segurança serão necessários, mas dispersados por atenderem a uma quantidade maior de eventos desse tipo, tendo a necessidade de investimento inicial maior, porém que será absorvido em eventos futuros.
4. Possibilita acesso por mais tempo
Uma das razões para organizar eventos híbridos está relacionada à possibilidade de acesso dos participantes por um tempo maior.
Isso ocorre porque como o evento é totalmente transmitido digitalmente, ele acaba sendo disponibilizado por tempos maiores, mesmo após seu encerramento.
E para que isso possa ser realizado com qualidade é preciso que as filmagens sejam cuidadosas e com muita qualidade para que os participantes possam se sentir atendidos em suas expectativas, gerando assim uma satisfação e a possibilidade de participar de mais eventos desse tipo, patrocinados por sua empresa de organização e eventos.
5. Totalmente sustentável
Essa é outra das razões para organizar eventos híbridos, que é um verdadeiro diferencial para quem se preocupa com a sustentabilidade e que tem compromisso em apresentar ações nesse sentido ao mercado.
Um evento sustentável envolve diversos aspectos, e entre eles está o de contribuir para a redução de trânsito e deslocamento dos participantes, o que configura emissão de poluentes, seja de qualquer aspecto.
6. Atrai interesse de patrocinadores
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Outra das importantes razões para organizar eventos híbridos é a relacionada a maior oportunidade de conseguir patrocinadores para seu evento.
Esse fator está relacionado a todos os elementos já citados anteriormente, como exposição de imagem em nível muito maior, relação com a sustentabilidade, possibilidade de ampliar a participação e inserção de marketing mais agressivo e que trará retorno maior para o patrocinador.
7. Maior interação com os participantes
Além de obter grandes possibilidades de ampliar o networking entre participantes, uma das razões para organizar eventos híbridos é que é possível estreitar o relacionamento entre a sua empresa e as pessoas que têm interesse em participar ou mesmo que se fizeram presentes acompanhando o evento.
Isso porque eventos usando recursos digitais privilegiam um contato maior entre as partes e de maneira mais rápida e ampla.
8. Consolidação da marca
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Fechando nossa relação de razões para organizar eventos híbridos, entendemos que aumentar a participação de sua marca é um grande benefício que será obtido com esse tipo de evento.
Com eventos desse tipo, a aproximação será reforçada pelo contato com as possibilidades que os eventos digitais irão proporcionar. E tendo um evento de qualidade, certamente sua marca se destacará num mercado cada vez mais competitivo e inovador.
Dessa forma, sua empresa estará sempre oferecendo o que há de mais atual nesse segmento.
Conclusão: razões para organizar eventos híbridos
Relacionamos 8 razões para organizar eventos híbridos em momento de necessidade de distanciamento social, e esse modelo deverá permanecer mesmo após a pandemia.
Isso se justifica por alguns aspectos, seja contenção de despesas, orçamentos mais enxutos, cujos recursos deverão, sem dúvidas, ser utilizados com mais inteligência, ou ainda o fato de ser possível recepcionar um maior contingente de participantes, o que é inviável em eventos 100% presenciais, como ocorria tradicionalmente.
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