Como escolher o melhor fornecedor para eventos?

Se você gosta de ler sobre organização de eventos, será interessante acompanhar o tema que propomos sobre as formas de escolher os melhores fornecedores, ajudando a promover um evento de qualidade.

Publicado em 20/12/2021

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As empresas são compostas por colaboradores próprios e aqueles que são terceirizados, contratados para a execução de tarefas fundamentais para as atividades de negócios.

Nesse aspecto, a importância de escolher o melhor fornecedor para eventos está relacionada diretamente ao sucesso do evento e deve ser considerada como um fator determinante de busca das melhores opções existentes no mercado.

No segmento de eventos, a preocupação com a qualidade dos fornecedores é mais acentuada ainda, visto que a complexidade de detalhes e a avaliação permanente dos participantes requer muito cuidado na escolha dos parceiros.

Empresas de eventos necessitam contar com fornecedores de serviços de segurança, de alimentação, como o fornecimento de salgados e doces, fornecimento e montagem de estruturas, compras de itens como lembranças e contratação de músicos, bem como aluguéis de itens de diversão, como equipamentos de karaokê.

Além de outros detalhes, todos importantes para garantir a qualidade e resultados esperados de um evento de boa visibilidade.

Nesse artigo, indicaremos fatores a serem considerados para escolher o melhor fornecedor para eventos.

Pesquise os fornecedores especializados

Como escolher o melhor fornecedor para eventos?

Para ajudar a escolher o melhor fornecedor para eventos, é preciso direcionar sua pesquisa para aqueles fornecedores que já possuam experiências em atividades anteriores.

O segmento de eventos é bastante específico quanto a detalhes e à qualidade de realização e deve manter um padrão de serviços que possam garantir esse objetivo.

Escolher empresas sem experiência pode funcionar como uma aposta de desenvolvimento de novos fornecedores, entretanto esse processo pode ser mantido como uma alternativa a ser considerada em paralelo a contratações de fornecedores com experiências comprovadas.

É aconselhável trabalhar com empresas especializadas em cada área, pois assim terá mais garantia na qualidade que será apresentada de forma mais rápida e dentro do esperado.

Faça uma comparação de preços e de diferenciais

Ao escolher o melhor fornecedor para eventos, nunca se atenha apenas ao melhor preço.

Esse item é apenas um dos componentes que devem nortear a escolha do melhor fornecedor; existem aspectos como a estrutura da empresa, a qualificação das equipes, as estratégias de atendimento, entre outras, que são fatores diferenciais e que podem ser importantes para além do preço cobrado.

O ideal é que sejam avaliados os aspectos gerais do fornecedor e que seja dada continuidade a uma relação de parceria duradoura entre as partes.

Conheça as instalações e a estrutura do fornecedor

Como escolher o melhor fornecedor para eventos?

Esses são aspectos fundamentais no momento de avaliar e escolher o melhor fornecedor para eventos e, por isso, merece maior destaque.

Muito comum fornecedores que não possuem instalações adequadas para suporte a suas operações se apresentarem como alternativas em processos de cotações.

Inclusive em muitos casos esse se torna um risco para quem os contrata.

Esse aspecto deve considerar os tipos de serviços a serem fornecidos, pois em casos de oferta de tecnologia o local nem é o mais importante, mas sim os equipamentos usados.

Porém para fornecedores de outros serviços, ter uma área de armazenagem ou de oficina pode ser fundamental.

Por isso, a importância de conferir a estrutura oferecida.

Identifique o conceito do fornecedor junto ao mercado

Para ter maior possibilidade de escolher o melhor fornecedor para eventos, é importante avaliar o histórico de serviços que ele apresenta.

Pesquisar qual seu conceito no mercado passa a ser bastante indicado para que possam ser avaliados os riscos de uma contratação que envolva muitos fatores de riscos.

Manter contato com empresas concorrentes e mesmo clientes que recorreram a seus serviços é uma forma interessante de avaliar a capacidade do fornecedor.

Pesquisas em site de reclamações são indicadas também, para reduzir riscos de decisão inadequada na contratação.

Escolha fornecedores alinhados com seus valores

Um fator bastante significativo para escolher o melhor fornecedor para eventos é que ele esteja alinhado com seus valores e crenças empresariais.

Fornecedores comprometidos com a visão de negócios da empresa contratante tendem a ter maior possibilidade de manter um relacionamento duradouro e uma parceria de qualidade, agregando valor aos negócios.

Um alinhamento de conceitos leva as empresas a unir esforços e conseguir resultados sempre melhores.

Comprove a qualidade em eventos teste

Como escolher o melhor fornecedor para eventos?

Fornecedores de qualidade mantêm arquivos de trabalhos e registros de trabalhos realizados, além disso oferecem um amplo leque de informações sobre a capacidade de seus colaboradores.

Tais informações prestadas de forma automática e estruturada pelo fornecedor permitem que sejam avaliados os potenciais de atendimento e de crescimento da parceria.

Avalie as possibilidades de riscos e quais ações para superá-los

Uma avaliação adequada de fornecedores passa pela organização empresarial deles.

Nesse caso, é importante identificar quais ações adotariam em casos de riscos se confirmarem e quais atitudes e soluções aplicariam a esses casos.

Importante avaliar se a estrutura oferecida está em linha com as soluções apresentadas, para testar se elas são viáveis de realização ou não.

Muitas vezes, fornecedores são excelentes em condições normais de trabalho, porém têm seus serviços comprometidos quando algo ocorre inesperadamente.

Por isso, atestar o preparo e a estrutura para agir em momentos de crise é algo importante na definição da parceria.

Mantenha uma carteira de fornecedores evitando os exclusivos

Um dos grandes riscos com a contratação de fornecedores, além de avaliar e assegurar a capacitação técnica e as experiências passadas, está relacionado a manter fornecedores exclusivos e únicos.

Esse é um risco bastante impactante, pois, caso o fornecedor não consiga atender sua demanda, o evento poderá ser seriamente impactado.

Importante manter um cadastro de fornecedores e efetuar um rodízio entre eles, assim será possível inclusive manter todos alinhados e com uma parceria adequada.

Esse critério funciona como um balizador da qualidade do atendimento dos prestadores de serviço e funciona como auxiliar em casos de problemas em atender as demandas.

 

Agora você pode escolher o melhor fornecedor para eventos

Levar em consideração os detalhes na hora de escolher o melhor fornecedor para eventos é uma excelente maneira de não errar em sua seleção de parceiros.

Esperamos que essas dicas ajudem nesse processo e que os melhores fornecedores possam ser contratados em seus eventos.

Deixe um comentário sobre escolher o melhor fornecedor para eventos e fique à vontade para sugerir temas relacionados a eventos que tenha interesse em conhecer melhor.


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