Festas de formatura são momentos de grande expectativa, tanto para os formandos, quanto para seus familiares. Contudo, nem sempre o momento ocorre da forma prevista, sendo muito comuns os casos de fraudes e desvios de recursos por parte de pessoas que organizam eventos desse tipo, mesmo contando com fornecedores contratados.
Casos de golpes que acarretam prejuízos a formandos por desvios e até mesmo problemas quanto à execução dos serviços acordados, têm ganhado destaque nas mídias recentemente, acendendo um alerta para organizadores desse tipo de celebração.
Dessa maneira, é essencial que se adotem cuidados para que festas de formatura possam ter mais segurança em sua realização, e que se evitem problemas futuros.
Vamos apresentar maneiras possíveis de organizar eventos de formatura de formas segura e que reduzam riscos de ocorrências de fraudes e prejuízos para formandos.
Atente-se à diversidade desse tipo de comemoração ao organizá-la
As festas de formatura são eventos complexos e com diversos detalhes específicos que devem ser bem estruturados e adequadamente providenciados.
Assim, tudo deve ser bem planejados e contratado, desde o aluguel de becas, roupas de festas, fotografias, contratação de convites, compras de brindes, contratações de Dj’s e atrativos de festas como aluguel de Karaokê .
Inclusive, para que tudo corra bem é preciso estabelecer uma organização que se responsabilize pelo andamento da preparação e realização de festas de formatura seguras.
Definir com cuidado os componentes da comissão de formatura
A comissão de formatura é a principal ‘ferramenta’ de gestão de festas de formatura seguras.
Trata-se do grupo responsável por adotar procedimentos e acompanhar tudo de maneira efetiva, visando o sucesso.
Assim, sua atuação deve ser transparente e sempre compartilhada entre seus membros com base em fatos e dados, que devem ser disponibilizados a todos os formandos. Isso pode ser feito de maneira prática, por meio da emissão de relatórios e posicionamento sobre arrecadações, gastos e outros fatos relacionados ao evento.
Por isso, é importante definir seus integrantes com bastante atenção e passar a efetuar um acompanhamento adequado de todas as operações ocorridas. Defina pessoas com experiência e postura ética adequada.
Evite centralizar decisões em uma pessoa
Para que se consigam festas de formatura seguras, é fundamental que sejam efetuadas delegações das atividades para a comissão de formatura.
Porém, essa delegação deve ser bem estruturada para que não seja concentrado o poder de decisão em apenas uma pessoa, principalmente quanto à gestão dos recursos e contratações de fornecedores.
Esses processos devem ser compartilhados por mais de um membro e devidamente acompanhados e controlados pelos demais. Centralizar e não acompanhar os processos de organização, são fatores que envolvem riscos mais efetivos.
Exija transparência nas prestações de contas ao longo do processo para alcançar festas de formatura segura
Os formandos devem ter interesse em cobrar as prestações de contas e questionar os casos de dúvidas e assim terão mais segurança quanto aos melhores resultados de festas de formatura seguras.
Demonstrar interesse e acompanhar as prestações de contas, inclusive verificando dados, é uma necessidade de auditoria constante para todos garantirem a exatidão e veracidade dos processos.
A visão coletiva sobre controles permite melhorar e garantir a segurança desses, reduzindo os riscos de fraudes.
Não deixe de avaliar os valores orçados para o evento
Criticar e questionar os gastos com eventos sempre são tarefas necessárias para garantir sua segurança.
É necessário analisar o porte da cerimônia, para que os gastos não se tornem muito exagerados e os riscos de grandes importâncias serem vulneráveis a fraudes.
Estabeleça os limites de valores e proporção da festa para que possam ser realizados eventos adequados a cada ocasião, sem gastos desnecessários.
Acompanhe as faltas de pagamento e possíveis inadimplências com atenção
Normalmente podem ocorrer casos de atrasos que não se configurem em inadimplência. Porém, a falta de pagamentos habituais e que não são regularizados podem comprometer as condições de realização do evento.
Assim, é fundamental exercer um acompanhamento constante e atuação para a eliminação da inadimplência.
Negociar com fornecedores as formas de pagamentos e antecipações para garantir a realização do evento também deve ser levada em consideração para que o evento possa ser realizado sem sustos.
Analisar a qualidade e conceito dos fornecedores
É importante que todos os fornecedores do evento sejam devidamente cadastrados e avaliados quanto a suas atuações e pesquisas no mercado.
Pesquisar o tipo de ação desses profissionais em eventos similares é uma excelente maneira de reduzir riscos, assim como levantar a situação fiscal e de apontamentos em órgãos de defesa do consumidor devem ser levados em consideração para reduzir possibilidades de fraudes.
Considerações finais: festas de formatura muito mais seguras
Vários são os exemplos de ocorrências de fraudes em organização de eventos relacionados a comemorações de formatura.
Apresentamos alguns cuidados a serem adotados para realizar festas de formatura seguras e com redução de riscos de desvios, permitindo que sua comemoração seja um sucesso.
Deixe nos comentários se você está prestes a se formar ou organizar um evento de formatura, e se essas dicas foram úteis.
