Vai organizar um evento e não sabe como fazer? Você conhece os maiores erros capitais que deve evitar na organização de eventos? Nesse artigo falaremos tudo sobre organização de eventos e quais são os maiores erros que precisam ser evitados na hora de organizar um evento.
Organização de eventos
A organização de eventos é um processo de planejamento de um festival, festa, cerimônia ou convenção que envolve orçamentos, escolha de datas e horários, local do evento, estabelecimento do tema do evento, decoração, contratação de fornecedores, Buffet, patrocínio, aluguel de mesas e cadeiras, sinalização, equipes de segurança, profissionais de limpeza, entre outros.
Para realizar a organização de eventos é necessário que ela seja feita por um planejador de eventos que possui a capacidade de gerenciar o seu tempo de forma sábia, bem como a duração da preparação necessária para cada evento garantindo o seu sucesso.
Erros capitais que deve evitar na organização de eventos?
Abaixo listamos os maiores erros capitais que deve evitar na organização de eventos. Confira:
1. Não ter um bom planejamento
Um dos principais erros capitais que deve evitar na organização de eventos é o de não ter um bom planejamento. Por mais que pareça óbvia a necessidade de um planejamento eficiente, muitas vezes é nessa etapa que as coisas vão por água abaixo, fazendo com que o evento não tenha sucesso. Mas, é extremamente importante fazer um bom planejamento que possua até mesmo os pequenos detalhes. Também é importante ser rigoroso nessa etapa para controlar todos os detalhes até o final do evento para assim garantir o seu sucesso.
2. Sem controle de orçamento
Não ter controle sobre o orçamento ou não ter estabelecido um é um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos. É muito importante ter controle rigoroso do orçamento, pois é ele que ajuda a delimitar os serviços e os fornecedores que podem ser contratados ou não.
A pesquisa por profissionais que fornecem um bom custo-benefício é vital para acertar nas escolhas e evitar qualquer problema desagradável. Uma dica é criar uma planilha e atualizá-la com frequência, pois assim ajudará a não extrapolar nos gastos e a utilizar com sabedoria o valor que está disponível para o evento.
3. Falta de organização
Um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos é a falta de organização. De nada adianta planejar se, no momento de executar o projeto, faltar uma organização que seja eficiente. A organização é o que faz com que tudo ocorra conforme o planejado, sem problemas, de forma tranquila e ordeira. É muito importante contratar profissionais capacitados para acompanhar todas as etapas de planejamento e garantir que todas sejam feitas da melhor maneira possível e conforme o que foi estipulado para assim evitar qualquer tipo de problema e garantir o sucesso do evento.
4. Não divulgar
Não investir na divulgação do evento é mais um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos. Independentemente do tipo de evento, hoje em dia a divulgação é feita pela internet, via redes sociais, que é um ótimo veículo para divulgar um evento, e para isso é indispensável que a comunicação seja direta e clara.
Procure informar todos os detalhes sobre o evento e anexar um mapa com a localização precisa do local do evento, mas lembre-se de verificar se, de fato, estão corretos. Mas, caso o mapa esteja desatualizado, a dica é elaborar um novo que indique o local corretamente.
5. Falta de networking
O networking é o que garante o sucesso e deve ser feito antes, durante e depois do evento. O contato com fornecedores, clientes e colaboradores não pode ficar de fora, pois é uma oportunidade de estabelecer relacionamentos profissionais confiáveis e trocar experiências com o objetivo de formar uma rede de informações. Quando não se faz um bom networking você acaba perdendo a oportunidade de construir novas possibilidades, tanto na vida pessoal quanto na profissional.
6. Local inadequado para o evento
Escolher um local inadequado para o seu evento é mais um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos. A escolha do local é uma das etapas mais relevantes para o seu sucesso. E, nesse ponto, muitos podem ser os erros, por isso é muito importante estar atento.
Ao pesquisar por ambientes para eventos, vá até o local, visite e verifique se o local possui a capacidade de acomodar confortavelmente o número de participantes e se possui uma infraestrutura adequada (se há números de banheiros suficientes, área coberta, estacionamento, acessibilidade, placas sinalizadoras, etc.) para facilitar a experiência dos convidados no evento.
7. Contratar fornecedores errados
Contratar fornecedores errados, que não são tão profissionais como prometem, é um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos. De certa forma, os fornecedores são colaboradores e você com certeza quer contar com pessoas que sejam de confiança, não é mesmo? Parceiros confiáveis são aqueles que você pode contar até mesmo em momentos de imprevistos.
Eles cumprem prazos, possuem um bom custo-benefício e não deixam os clientes na mão. Para escolher um bom fornecedor deve-se fazer uma boa pesquisa antes, buscar referências, conversar com os clientes passados ou procurar avaliações sobre o fornecedor para assim garantir o seu sucesso.
8. Equipe de segurança despreparada
Contratar uma equipe de segurança totalmente despreparada é mais um dos erros capitais que deve evitar na organização de eventos. Por mais que seja um serviço muito terceirizado, ele é de vital relevância para o setor de eventos, até porque não dá para imaginar nenhum tipo de evento sem segurança necessária para garantir que os seus convidados se sintam seguros. Procure por equipes de segurança bem treinadas para garantir o bem-estar físico dos seus convidados.
9. Não ouvir opiniões
Por mais que a sua experiência no ramo de eventos seja vasta, sempre há algo para aprender. Na organização de eventos, o trabalho em equipe é extremamente importante, por isso procure sempre ouvir a opinião de todos os envolvidos. Dependendo do tamanho da iniciativa, organizar tudo sozinho pode acabar sendo cansativo e estressante e isso pode influenciar de forma negativa na tomada de decisões. Por isso que é importante criar um time de colaboradores e delegar as suas funções, pois isso aumenta ainda mais as chances de sucesso de seu evento e deixa o trabalho ainda mais leve.
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