Em qualquer evento existem fatores importantes que fazem com que todo o processo – desde sua concepção até a conclusão – possa alcançar a satisfação esperada e sucesso na iniciativa.
Um evento que cause boa impressão e que atenda às expectativas em relação à sua realização deve ser bastante trabalhado em termos de controle e cuidados com o planejamento e ser realizado por uma equipe dedicada e com experiência.
Neste artigo vamos apresentar os oito erros ao organizar eventos que não devem ser cometidos, para que esse tipo de iniciativa possa obter o sucesso desejado. Boa leitura!
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Não planejar adequadamente
Um dos principais erros ao organizar eventos é a falta de planejamento ou sua elaboração de forma incompleta.
O planejamento detalhado e com profundidade, realizado com bases profissionais é a única ferramenta de contribuir para o sucesso de qualquer iniciativa, e não pode ser desprezado.
Essa etapa deve considerar todos os detalhes e fases de seu evento, desde a concepção, preparação, contratações de serviços, orçamento, definição de tipo de evento, público alvo, gastos com divulgação, datas de previsão até a conclusão e demais aspectos que estarão relacionados ao seu evento.
O planejamento é uma peça básica para um processo de qualidade e que possa ser acompanhado de maneira adequada.
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Não trabalhar com uma consultoria de qualidade
Esse e um dos erros ao organizar eventos que podem comprometer de forma efetiva toda a sua iniciativa.
Contar com uma assessoria de qualidade e reconhecida experiência é fator fundamental para o sucesso de sua iniciativa em realizar um evento.
Muitas vezes ocorre a ideia de que a realização de um evento é um fato relativamente fácil de se organizar, porém esse tipo de iniciativa envolve uma enorme quantidade de detalhes que muitas vezes não são considerados e fazem toda a diferença no final, podendo comprometer os resultados esperados.
Não há como realizar um evento adequado sem contar com o apoio de uma empresa e pessoal qualificado para sua realização.
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Não identificar o público-alvo
Esse é mais um dos erros ao organizar eventos que certamente trarão enorme repercussão no seu resultado final.
Quando se define um acontecimento desse tipo, a definição do tipo de público que se quer atingir é determinante como fator principal para definir as atrações, o local, acesso, valores ingressos, custos e até mesmo eventuais brindes a ser distribuídos.
É fundamental saber a quem se destina o evento, para poder estabelecer todos os cuidados que se deverá tomar em relação aos aspectos que envolvem a estratégia do evento.
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Não contratar uma equipe de apoio de qualidade
Um dos mais importantes erros ao organizar eventos é não escolher bem seus fornecedores.
Muitas vezes, somente priorizar custos menores pode levar a contratação de buffet de má qualidade ou com profissionais sem experiência para atender à demanda.
Outro aspecto a ser considerado é a quantidade de profissionais envolvidos para atender quem participará do evento, e isso pode ser fator decisivo para avaliações ruins sobre a qualidade que se oferecerá aos convidados.
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Não considerar o local apropriado
Considerar um espaço adequado ao porte e objetivo do evento é outro fator fundamental para o sucesso desse tipo de empreitada.
Um dos erros ao organizar eventos é não considerar esse tipo de elemento, e isso levar a optar por locais inadequados, seja por serem grandes ou pequenos demais.
Além disso os espaços escolhidos devem ser adequados para receber decorações específicas e que destaquem a ocasião.
Cuidar da facilidade de acesso é importante para que não ocorram problemas quanto ao comparecimento ao local, por isso os organizadores devem efetuar visitas ao local e avaliar bem os acessos e estrutura, visando verificar se atendem às necessidades.
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Não divulgar o evento de forma adequada
A divulgação ineficiente é um dos erros ao organizar eventos que definitivamente pode ocasionar prejuízos concretos ao seu resultado final.
Comunicação é fundamental em qualquer atividade humana e, no caso de um evento, é a única forma de estabelecer uma interação entre os organizadores e aqueles a quem deseja que participem de seu evento.
Usar as redes sociais, e-mails, publicações em outdoor, imprensa de maneira geral devem seu usadas com bastante frequência e tentando alcançar o maior público possível.
Essa é uma dica ampla e que deve ser adaptada ao tipo de evento que se deseja realizar e ao público que se quer conquistar para participar do evento.
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Não efetuar um orçamento e seu acompanhamento
Um dos erros ao organizar eventos é não investir na elaboração de um orçamento bem definido.
Uma peça orçamentária contemplando as fases do evento e os valores previstos e realizados são a base de controle para acompanhar e identificar possibilidades de melhorias e ajustes que devem ser realizados.
Entretanto, é importante alertar que o orçamento deve ser considerado um elemento dinâmico de acompanhamento de previsão e, dessa forma, tem de ser atualizado e avaliado de maneira constante, não somente ao fim do evento.
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Não investir em infraestrutura e segurança adequadas
Os erros ao organizar eventos relacionados a aspectos de infraestrutura do local para que possa atender um evento de qualidade é decisivo para que sua realização seja comprometida em relação à qualidade desejada.
Definir com critério os aspectos de segurança física e dos equipamentos de apoio é essencial para ter um evento muito mais adequado.
Conclusão sobre erros ao organizar eventos
Esses oito erros ao organizar eventos não podem fazer parte de nenhuma iniciativa quando se quer garantir o sucesso de um evento.
Contar com uma consultoria de qualidade para assegurar com mais precisão que o evento possa transcorrer sem quaisquer surpresas negativas é uma forma de garantir o bom andamento de seu projeto.
O que achou do artigo com os erros ao organizar eventos? Você comete algum deles? Comente abaixo!
