Soluções para organização: como engajar equipe de eventos

Se você é do ramo de eventos, costuma trabalhar com colaboradores e procura formas de motivar e garantir o sucesso do trabalho de suas equipes, não deixe de conferir nossas soluções de como engajar equipe de eventos. Boa leitura!

Publicado em 19/06/2020

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Os colaboradores são parte essencial para o devido funcionamento de qualquer negócio. No ramo de eventos, não poderia ser diferente: a experiência e preparo da equipe é uma peça-chave para o devido andamento de um evento.

Sendo assim, a organização de sua equipe de trabalho é fundamental para o sucesso de um determinado evento. Essa organização inclui alguns passos imprescindíveis, os quais abordaremos neste artigo.

Esses passos envolvem desde um adequado processo de seleção de pessoal e treinamentos até a divisão de tarefas e a gestão do grupo. Confira, abaixo, algumas maneiras de como engajar equipe de eventos.

 

1. Defina as características centrais do evento em questão

Para a organização de um grupo de trabalho responsável por um determinado evento, o primeiro passo deve ser a delimitação das características desse evento.

Nesse sentido, é importante saber como se dará o evento e quais são seus objetivos e propósitos. A partir disso, obtemos informações como o número de participantes, local, decoração, entre outras.

Esses dados auxiliam, automaticamente, na seleção dos colaboradores envolvidos em um determinado evento, de modo que possam ser escolhidos a partir de experiências anteriores em produções similares ou até mesmo por gosto pessoal.

Nesse sentido, somos levados à próxima sugestão de como engajar equipe de eventos, que envolve a importância da seleção do pessoal.

 

2. Pense a seleção de pessoal

Se você conta com um corpo bem definido de colaboradores, é importante estar atento às potencialidades e experiências de cada um deles.

Levar em consideração a afinidade dos colaboradores com o trabalho é a primeira dica de como engajar equipe de eventos, uma vez que estarão familiarizados com as tarefas a ser realizadas.

Conte com o serviço de empresas especializadas em recrutamento e seleção de pessoal. Essas empresas contam com estratégias especiais para a melhor escolha de funcionários, altamente úteis para a formação de equipes.

Peça indicações de profissionais eficientes aos contatos do ramo ou de sua profissão. Dessa forma, você evita a contratação de pessoas completamente desconhecidas, quando não há tempo de conhecer apropriadamente as capacidades profissionais de algum profissional.

 

3. Conheça os membros da equipe

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Conhecer seus colaboradores é outra de nossas dicas de como engajar equipe de eventos. Estar próximo deles permite que a delegação de tarefas se dê levando em consideração as potencialidades de cada colaborador, com foco em seus desempenhos pessoais.

Considerando que possam existir profissionais mais experientes, deixe estes encarregados pelo usual enfrentamento de desafios organizacionais, como problemas com fornecedores, estruturais ou até mesmo com o público.

Isso não significa, entretanto, que o treinamento ou capacitação seja opcional. Mesmo com todos os cuidados tomados durante a seleção dos integrantes que compõem sua equipe, é fundamental que seja realizado um treinamento – de preferência, coletivo – nos dias que antecedem a realização do evento em questão.

Isso garantirá a orientação dos colaboradores em relação aos objetivos e às peculiaridades do evento, bem como sobre as tarefas a ser cumpridas ao longo da produção.

 

4. Delegue as funções

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Depois de traçados os objetivos do evento e formado o grupo de trabalho, deve ser iniciada a delegação de tarefas. Entretanto, distribuir tarefas não é simplesmente dividi-las de modo aleatório entre os membros da equipe.

O conhecimento prévio das experiências, habilidades e potencialidades dos integrantes do grupo auxilia diretamente na divisão das tarefas, pois você saberá qual é a pessoa mais adequada para cada função.

A divisão de tarefas é especialmente importante, uma vez que ajuda manter todas as etapas referentes ao evento num cronograma, de modo a evitar atrasos e intercorrências.

É válido dizer que a delegação de funções entre os integrantes de uma equipe não implica extinção do trabalho em grupo. Afinal, a colaboração entre indivíduos é fundamental e garante o desenvolvimento de ideias e práticas.

 

5. Defina lideranças

Em qualquer equipe é possível observar componentes com maior destaque, seja decorrente de sua experiência, preferência ou habilidades.

No contexto organizacional, um bom líder é aquele que opera como peça fundamental para o crescimento do grupo, cumprindo, de modo eficiente, os objetivos propostos pela organização.

O líder, desse modo, deve ser escolhido a partir das exigências da ocasião, levando em consideração características como responsabilidade, competência e dinamismo.

Nesse sentido, um bom líder deve levar em consideração como engajar equipe de eventos em sua gestão de grupos de trabalhos.

6. Considere a contratação de serviços especializados

Quando se lida com eventos, muitas vezes, surge a necessidade de contratar serviços especializados num determinado serviço. Trata-se de um procedimento capaz de otimizar o processo de organização de eventos.

Busque quais os melhores nomes do mercado, as referências de qualidade na prestação dos serviços, de modo a garantir o sucesso de sua produção. Isso ajuda como engajar equipe de eventos ao permitir que seus colaboradores permaneçam em suas áreas de atuação, sem obrigá-los a desempenhar tarefas com as quais não estão familiarizados.

Para isso, o portal Organizando Eventos oferece a verificação de disponibilidade e contratação dos melhores serviços para eventos, como Aluguel de Brinquedos de Festa, Aluguel de Brinquedos Infláveis, DJ para festas, Músicos, Decoração, Aluguel de Carro para Casamento, Aluguel de becas para formatura, entre outros.

 

7. Reconheça o bom trabalho

 

Soluções para organização: como engajar equipe de eventos

Existem outras maneiras de reconhecer e recompensar um bom trabalho que não financeiramente. E essa é uma ótima maneira de como engajar equipe de eventos.

Acompanhe o trabalho dos grupos e verbalize suas expectativas. Faça-se presente, de modo a se familiarizar com as habilidades de seus colaboradores.

É comprovado cientificamente que o trabalhador, quando reconhecido por seu trabalho, torna-se um trabalho mais satisfeito. E essa satisfação se traduz, obviamente, em seu trabalho.

 

Conclusão sobre como engajar equipe de eventos

Neste artigo, apresentamos algumas soluções de como engajar equipe de eventos.

Trata-se de algumas ideias que podem ser aplicadas na gestão de qualquer grupo de trabalho, uma vez que lidar com pessoas é complexo e exige organização e estratégia.

Com essas dicas, o potencial do trabalho de suas equipes funcionará em seu completo potencial.

 

Esperamos que tenham gostado de nosso artigo que tratou do tema “como engajar equipe de eventos”. Não se esqueça de deixar seu feedback nos comentários.


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