8 dicas para lidar com desafio à realização de eventos presenciais

Para você que se interessa em adquirir cada vez mais informações sobre a realização de eventos, vamos apresentar algumas dicas para lidar com o desafio de realizá-los presencialmente. Assim, poderá conhecer como as empresas se preparam da melhor maneira para tanto.

Publicado em 21/10/2021

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Realizar um evento presencial é sempre um grande desafio que deve ser superado com planejamento preciso e entendimento dos objetivos que se deseja atender com o dado evento.

Eventos presenciais exigem organização, bem como acompanhamento adequado, tanto previamente como no dia da realização e também após o evento.

Considerar igualmente os tipos de eventos e os tamanhos que se desejam é fundamental para superar todos os desafios que surgirem.

A seguir, apresentaremos 8 dicas para lidar com o desafio à realização de eventos presenciais e poder desfrutar de um acontecimento marcante.

1.      Realizar planejamento adequado

Certamente realizar um planejamento cuidadoso e que possua um acompanhamento quanto à preparação e à realização é um grande desafio à realização de eventos presenciais.

Eventos on-line dependem de poucas ações que disponibilizem a segurança física e sanitária dos participantes.

Porém eventos presenciais exigem maior investimento em aspectos de estruturas adequadas e equipamentos que possam dar conforto e permitir a boa qualidade do evento.

Invista bastante tempo no planejamento específico do evento presencial e assim terá iniciado um processo adequado para que o evento seja bem avaliado.

2.      Muito cuidado ao escolher o local do evento

Com a retomada dos eventos presenciais, esse desafio se tornou maior, já que muitas pessoas começaram a priorizar eventos on-line, porque ainda possuem muitas incertezas quanto à segurança física e sanitária que será aplicada no local.

Certamente participar de eventos em áreas amplas e com ventilação natural, como chácaras e locais diferenciados, exigirá maior cuidado dos organizadores em preparar um evento mais desafiador ainda.

Mesmo em eventos com menor participação, como aqueles sociais com familiares e amigos, será necessário escolher salões de festas com mais estrutura.

3.      Mantenha os participantes devidamente informados

A comunicação transparente e direta é um desafio à realização de eventos presenciais.

Os participantes devem ser informados quanto às condições e às regras do evento, desde o recebimento dos convites até a presença física no local.

Certamente alguns cuidados sanitários devem ser mantidos ainda por algum tempo, devido à pandemia do Covid-19, mas que, sendo devidamente comunicados, não causarão problemas.

Além desses cuidados, é preciso definir condições para orientar quanto ao comportamento adequado e ao horário do evento, visando a evitar falta de esclarecimento quanto a todos os detalhes da festa, os quais possam trazer riscos.

4.      Manter uma boa estrutura de segurança

8 dicas para lidar com desafio à realização de eventos presenciais

Photo by Sam Moqadam on Unsplash

Um desafio à realização de eventos presenciais se relaciona a manter a segurança de participantes, sejam os convidados ou ainda todos que estiverem presentes ao evento.

Contar com uma equipe qualificada e treinada é essencial para manter a segurança adequada.

Importante destacar que a segurança deve considerar todos os aspectos a ela relacionados, tais como controles de acesso, avaliação interna de atitudes suspeitas ou com riscos para a convivência das pessoas, avaliação permanente dos perímetros externos etc.

Porém importante também contar com o treinamento da equipe para ação em situações não previstas, mas possíveis de ocorrer, como combate a incêndio e necessidade de evasão urgente das pessoas, do local.

Mantenha a contratação de pessoal com experiência no tipo de evento que realizará e assim a segurança estará garantida.

5.      Investir na organização

8 dicas para lidar com desafio à realização de eventos presenciais

Photo by Evelina Friman on Unsplash

Não basta ter a ideia e planejar, pois existe um grande desafio à realização de eventos presenciais que está relacionado a sua organização.

Esse aspecto envolve desde a contratação das atrações, os serviços de apoio, a comunicação, a venda de ingressos, os controles de acesso e os cumprimentos de horários.

Uma boa organização permite que as pessoas não tenham uma má impressão do evento em todas as etapas de participação.

Ter um evento organizado relaciona-se a um conjunto de atitudes adequadas para que ele seja um sucesso total.

6.      Disponibilizar recursos tecnológicos

8 dicas para lidar com desafio à realização de eventos presenciais

PHOTO BY KHADEEJA YASSER ON UNSPLASH

Manter a possibilidade de transmissão simultânea on-line é um desafio à realização de eventos presenciais que deve ser levado em conta para ser superado.

Com transmissões digitais, é possível aumentar a quantidade de participantes e assim incentivar novos públicos em seus eventos.

Para aqueles de grande porte, é possível que muitas pessoas não consigam participar e assim se oferece essa oportunidade.

Recursos tecnológicos como uma plataforma de venda e de controle financeiro, também auxiliam a ter um evento mais seguro em termos de acesso e de controle geral.

7.      Cumprir as exigências sanitárias e de autorização de uso do espaço

Certificar-se de que o local possui alvará para funcionar e de que as autoridades locais sejam informadas quanto à necessidade de apoio, de forma que passa a ser uma necessidade fundamental para que o evento possa ser realizado sem problemas.

Grandes eventos necessitam sempre desse cuidado, porém em eventos de menor porte também é necessário avaliar o alvará do local e as autorizações do corpo de bombeiros, visando a garantir maior segurança.

Existe ainda preocupação com relação a atender a legislação relativamente aos cuidados com incômodos à vizinhança e aos impactos no deslocamento das pessoas.

Prefira sempre realizar eventos em locais de fácil acesso e com estrutura adequada para não gerar impedimentos à circulação no local e assim terá uma festa sem atropelos e sem grandes riscos.

8.      Mantenha sempre um plano B

Imprevistos podem acontecer, mesmo que ocorram diversas considerações quanto à possibilidade de ocorrência deles, ao organizar um evento presencial.

E isso pode ser um fator que comprometerá todo o esforço de um evento realizado com vistas a sua qualidade.

As atrações podem não comparecer, problemas com dificuldades de deslocamentos e chegada dos participantes, ocorrências com equipamentos, cortes de fornecimento de energia, entre muitos outros.

Importante definir uma equipe que considere todas as possibilidades que causem impacto no evento e definir as estratégias a serem adotadas no caso de imprevistos surgirem.

Assim seu evento terá mais garantia de cumprir um papel de qualidade e superação de quaisquer eventualidades.

 

Agora você conhece o desafio à realização de eventos presenciais

Para superar o desafio à realização de eventos presenciais é preciso definir claramente os objetivos que se desejam alcançar e definir detalhes com bastante cautela.

Considerar as dicas que apresentamos nesse artigo pode auxiliar à realização de um evento de sucesso.

Forneça-nos sua opinião sobre desafio à realização de eventos presenciais e nos ajude a melhorar sempre nosso conteúdo.

 


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