Realizar um evento presencial é sempre um grande desafio que deve ser superado com planejamento preciso e entendimento dos objetivos que se deseja atender com o dado evento.
Eventos presenciais exigem organização, bem como acompanhamento adequado, tanto previamente como no dia da realização e também após o evento.
Considerar igualmente os tipos de eventos e os tamanhos que se desejam é fundamental para superar todos os desafios que surgirem.
A seguir, apresentaremos 8 dicas para lidar com o desafio à realização de eventos presenciais e poder desfrutar de um acontecimento marcante.
1. Realizar planejamento adequado
Certamente realizar um planejamento cuidadoso e que possua um acompanhamento quanto à preparação e à realização é um grande desafio à realização de eventos presenciais.
Eventos on-line dependem de poucas ações que disponibilizem a segurança física e sanitária dos participantes.
Porém eventos presenciais exigem maior investimento em aspectos de estruturas adequadas e equipamentos que possam dar conforto e permitir a boa qualidade do evento.
Invista bastante tempo no planejamento específico do evento presencial e assim terá iniciado um processo adequado para que o evento seja bem avaliado.
2. Muito cuidado ao escolher o local do evento
Com a retomada dos eventos presenciais, esse desafio se tornou maior, já que muitas pessoas começaram a priorizar eventos on-line, porque ainda possuem muitas incertezas quanto à segurança física e sanitária que será aplicada no local.
Certamente participar de eventos em áreas amplas e com ventilação natural, como chácaras e locais diferenciados, exigirá maior cuidado dos organizadores em preparar um evento mais desafiador ainda.
Mesmo em eventos com menor participação, como aqueles sociais com familiares e amigos, será necessário escolher salões de festas com mais estrutura.
3. Mantenha os participantes devidamente informados
A comunicação transparente e direta é um desafio à realização de eventos presenciais.
Os participantes devem ser informados quanto às condições e às regras do evento, desde o recebimento dos convites até a presença física no local.
Certamente alguns cuidados sanitários devem ser mantidos ainda por algum tempo, devido à pandemia do Covid-19, mas que, sendo devidamente comunicados, não causarão problemas.
Além desses cuidados, é preciso definir condições para orientar quanto ao comportamento adequado e ao horário do evento, visando a evitar falta de esclarecimento quanto a todos os detalhes da festa, os quais possam trazer riscos.
4. Manter uma boa estrutura de segurança
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Um desafio à realização de eventos presenciais se relaciona a manter a segurança de participantes, sejam os convidados ou ainda todos que estiverem presentes ao evento.
Contar com uma equipe qualificada e treinada é essencial para manter a segurança adequada.
Importante destacar que a segurança deve considerar todos os aspectos a ela relacionados, tais como controles de acesso, avaliação interna de atitudes suspeitas ou com riscos para a convivência das pessoas, avaliação permanente dos perímetros externos etc.
Porém importante também contar com o treinamento da equipe para ação em situações não previstas, mas possíveis de ocorrer, como combate a incêndio e necessidade de evasão urgente das pessoas, do local.
Mantenha a contratação de pessoal com experiência no tipo de evento que realizará e assim a segurança estará garantida.
5. Investir na organização
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Não basta ter a ideia e planejar, pois existe um grande desafio à realização de eventos presenciais que está relacionado a sua organização.
Esse aspecto envolve desde a contratação das atrações, os serviços de apoio, a comunicação, a venda de ingressos, os controles de acesso e os cumprimentos de horários.
Uma boa organização permite que as pessoas não tenham uma má impressão do evento em todas as etapas de participação.
Ter um evento organizado relaciona-se a um conjunto de atitudes adequadas para que ele seja um sucesso total.
6. Disponibilizar recursos tecnológicos
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Manter a possibilidade de transmissão simultânea on-line é um desafio à realização de eventos presenciais que deve ser levado em conta para ser superado.
Com transmissões digitais, é possível aumentar a quantidade de participantes e assim incentivar novos públicos em seus eventos.
Para aqueles de grande porte, é possível que muitas pessoas não consigam participar e assim se oferece essa oportunidade.
Recursos tecnológicos como uma plataforma de venda e de controle financeiro, também auxiliam a ter um evento mais seguro em termos de acesso e de controle geral.
7. Cumprir as exigências sanitárias e de autorização de uso do espaço
Certificar-se de que o local possui alvará para funcionar e de que as autoridades locais sejam informadas quanto à necessidade de apoio, de forma que passa a ser uma necessidade fundamental para que o evento possa ser realizado sem problemas.
Grandes eventos necessitam sempre desse cuidado, porém em eventos de menor porte também é necessário avaliar o alvará do local e as autorizações do corpo de bombeiros, visando a garantir maior segurança.
Existe ainda preocupação com relação a atender a legislação relativamente aos cuidados com incômodos à vizinhança e aos impactos no deslocamento das pessoas.
Prefira sempre realizar eventos em locais de fácil acesso e com estrutura adequada para não gerar impedimentos à circulação no local e assim terá uma festa sem atropelos e sem grandes riscos.
8. Mantenha sempre um plano B
Imprevistos podem acontecer, mesmo que ocorram diversas considerações quanto à possibilidade de ocorrência deles, ao organizar um evento presencial.
E isso pode ser um fator que comprometerá todo o esforço de um evento realizado com vistas a sua qualidade.
As atrações podem não comparecer, problemas com dificuldades de deslocamentos e chegada dos participantes, ocorrências com equipamentos, cortes de fornecimento de energia, entre muitos outros.
Importante definir uma equipe que considere todas as possibilidades que causem impacto no evento e definir as estratégias a serem adotadas no caso de imprevistos surgirem.
Assim seu evento terá mais garantia de cumprir um papel de qualidade e superação de quaisquer eventualidades.
Agora você conhece o desafio à realização de eventos presenciais
Para superar o desafio à realização de eventos presenciais é preciso definir claramente os objetivos que se desejam alcançar e definir detalhes com bastante cautela.
Considerar as dicas que apresentamos nesse artigo pode auxiliar à realização de um evento de sucesso.
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