Você sabia que realizar eventos é a melhor forma para uma empresa adquirir clientes? Ou até mesmo uma maneira para comemorar alguma data comemorativa? Você está pensando em organizar um evento e não sabe como fazer? Quais são as etapas de organização de um evento e o que deve ser feito? Neste artigo falaremos tudo sobre eventos e daremos conselhos sobre como criar um evento de sucesso. Quer saber mais? Continue lendo a partir de agora!
A organização de seu evento
A organização de evento melhora o seu tempo e evita problemas com imprevistos, fazendo com que você se dedique melhor a fazer algo de qualidade para o seu público. Para isso é preciso que você esteja totalmente envolvido com a elaboração do seu evento.
Como criar um evento de sucesso?
Abaixo, listamos as melhores dicas de como criar um evento de sucesso. Confira:
1. Planejar um evento
Ao criar um evento, é muito importante realizar um bom planejamento para evitar qualquer imprevisto. É preciso definir se o evento será uma comemoração, confraternização, workshop, palestra, empresarial para promover um serviço ou produto etc. Todo esse planejamento deve ser feito com antecedência e todos os detalhes, bem como todas as ideias e decisões, devem ser anotados, desde a escolha de possíveis fornecedores, colaboradores, equipamentos, orçamentos. O planejamento é o esqueleto do seu projeto e é por meio dele que é possível traçar o seu plano de ação.
2. Orçamento
Todo tipo de evento exige que você tenha em mente o orçamento que será gasto. Para criar um evento de sucesso é importante criar uma planilha para acompanhar qual é o seu orçamento e o quanto poderá ser gasto. Outra dica é deixar uma quantia por precaução caso ocorra algum problema ou imprevisto.
3. A temática do evento
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Uma das principais dicas de como criar um evento de sucesso é escolher o tema da ocasião festiva com muita atenção, pois é o que garantirá o posicionamento consistente da festa, ideal para chamar atenção do público-alvo. E além disso, cria uma verdadeira essência para aquele evento em questão.
Um conceito bem pensado, auxilia na definição das outras etapas do planejamento, beneficiando a organização como um todo. Se o seu evento será um show, reunião, comemoração etc; cada momento dessa realização deve ser pensado de maneira diferenciada. Assim, você conseguirá criar um evento de sucesso, sem sombra de dúvidas.
4. Definir data, horário e local
Outra dica ideal de como criar um evento de sucesso é definir a data, horário e local do evento. Para definir o horário é preciso saber qual será a faixa etária de seu público; caso a maioria seja adulto, logo o evento poderá ocorrer a noite, caso contrário, um público de crianças, por exemplo, o ideal é que o evento ocorra de manhã ou à tarde.
Já para definir a data do evento, o ideal para criar um evento de sucesso é analisar as datas para que não o faça perto de datas comemorativas, por exemplo, pois isso pode prejudicar o seu evento e o público pode não conseguir ir, pois a maioria acaba indo viajar ou tem outro compromisso.
5. Decoração do evento
A decoração do evento deve estar conforme a temática. Por exemplo, caso seja uma festa aproxima à época de festa junina, logo a decoração pode contar com bandeirinhas, tecidos xadrez, fogueira etc.
6. Escolha de fornecedores
Para criar um evento de sucesso, a dica é escolher fornecedores pesquisando sobre eles e conhecer os respectivos trabalhos a fim de evitar qualquer tipo de problema. Também é importante pedir um contrato que contenha todos os detalhes sobre a contratação, assim como o horário, data, valor, entre outros.
7. Checklists
Uma dica muito importante para criar um evento de sucesso é elaborar checklists que contenham todos os detalhes: o que precisa ser checado no dia do evento, lista de fornecedores, documentos que precisam ser regularizados, questões de prioridade, contatos que precisam ser vistos antes do evento, entre outros. As checklists são essenciais para você acompanhar o que foi e o que deve ser feito para que o evento ocorra com sucesso.
8. Alimentação e música
Todo tipo de festa exige que tenha música, alimentos e bebidas para os participantes. Para a alimentação, você deve levar em consideração a quantidade de pessoas que participarão do evento, o horário (caso ocorra à noite, você pode realizar um jantar, por exemplo) e até mesmo a temática do evento pode influenciar na escolha dos comes e bebes.
Não poderá esquecer também dos públicos com necessidades especiais de alimentação – tais como, diabéticos, intolerantes à lactose, intolerantes a glúten. Por outro lado, verificar se há pessoas com alergia a frutos do mar e outros, pode ser um cuidado a mais, que representa respeito aos presentes e será muito apreciado pelo público.
O bem-estar das pessoas deve ser o foco da atuação de qualquer bom organizador de eventos. Portanto, nunca se esqueça de quem realmente importa.
Sobre a música, você pode contratar um DJ para festa ou até mesmo trios ou uma banda, vai depender do tipo do seu evento.
Lembrando que é preciso ter músicas que sejam adequadas para o público-alvo. Para isso, pesquise bem antes sobre o profissional e converse sobre que tipo de som você deseja que toque em seu evento. Esses todos são detalhes que, sem os quais, seu evento poderá perder muita popularidade, comprometendo seu sucesso e o bom nome que você tem a zelar no mercado.
9. Ferramentas de tecnologia
Outra dica de como criar um evento de sucesso é utilizar ferramentas de tecnologia para auxiliar você na organização de seu evento, pois podem, entre outras funcionalidades:
- ajudar a encurtar o tempo;
- aumentar a produção;
- ajudar a lidar com o orçamento;
- melhorar o gerenciamento da lista de convidados.
Com as ferramentas que o meio digital é capaz de nos fornecer, é possível ganhar tempo de qualidade para investir em outras etapas da organização do evento que exige maior esforço.
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