Organizar um evento requer muita atenção e muito cuidado com vários detalhes, para que, assim, possa garantir o seu sucesso. Como não ter prejuízo organizando um evento em sua casa? Neste artigo falaremos tudo sobre organização de eventos e daremos nove dicas para evitar prejuízo em festa.
Organização de eventos
A organização de eventos é o planejamento de uma festa, festival, cerimônia, feira ou convenção e passa por etapas que, quando realizadas de forma correta, garantem o sucesso do evento.
São elas: estabelecimento do orçamento, escolha do público, escolha do estilo e tema do evento, quantidade de participantes, escolha da data e horário, seleção e reserva do ambiente que ocorrerá o evento (chácara, casa de show, salão de festa, entre outros), contratação de fornecedores (decoração, iluminação, estrutura e equipamentos, entre outros), aluguel de brinquedos infláveis (caso tenha a presença de crianças), comidas e bebidas (contratação de buffet), aluguel de mesas e cadeiras, contratação de equipes de limpeza, segurança e música (contratação de músicos, DJ, trios, bandas, entre outros).
9 dicas para evitar prejuízo em festa na sua casa
Mesmo que o lucro não seja a sua meta principal ao realizar uma festa, não há como negar que ninguém gosta de prejuízos. Independentemente do tipo de evento, é preciso fazer de tudo para não perder dinheiro. Abaixo, listamos nove dicas para evitar prejuízo em festa na sua casa. Confira:
1. Foque nos detalhes
Uma das principais dicas para evitar prejuízo em festa é focar nos detalhes no momento da organização. Por mais que o prazo seja apertado, nem pense em ignorar pequenos detalhes na hora do planejamento. Dependendo do nível de gravidade do erro, é possível que o evento se torne em um grande fracasso, que poderia ser evitado com um foco maior.
2. Contrate uma equipe preparada
Obviamente, ninguém consegue planejar e organizar um evento sozinho. O sucesso depende do esforço da equipe contratada para ajudar a pôr os planos em prática, e uma das dicas para evitar prejuízo em festa é contratar um grupo capacitado para reduzir as chances de ter prejuízo, pois cada profissional deve estar preparado para atuar de forma mais econômica possível. E isso apenas pode ser conquistado se você fizer uma boa pesquisa, com empreendedores que tenham boa reputação no mercado.
Como em qualquer trabalho realizado em grupo, um erro de um integrante pode ser negativo no resultado final da produção. Por isso é importante garantir que a sua equipe seja qualificada e que esteja em sintonia.
3. Escolha a data e o horário com cuidado
Uma das dicas para evitar prejuízo em festa é escolher a data e o horário do seu evento com muito cuidado. Se a data escolhida estiver com outros eventos marcados, o seu corre o risco de o público não comparecer e ir direto aos concorrentes. O mesmo vale para a escolha do horário que o evento ocorrerá. Por exemplo: uma festa para um público infantojuvenil não fará sucesso se ocorrer em um domingo à noite.
4. Organize-se com planilhas
Desde o começo, é preciso estar bem organizado com tudo que está relacionado aos valores que serão investidos no evento. Uma das dicas para evitar prejuízo em festa é criar planilhas de planejamento financeiro para antes, durante e até mesmo pós-evento. Com a planilha, fica mais fácil controlar todas as despesas, reduzindo as chances de ultrapassar o orçamento estabelecido para a realização de cada evento.
5. Atenção na demanda
Outro fator que precisa de muita atenção é a demanda do evento. Uma vez que as pessoas fiquem satisfeitas, elas tendem a elogiar. Por isso, é fundamental fazer o que estiver ao seu alcance para que a demanda do público seja atendida. Se você não se, dificilmente conseguirá avaliações positivas e até novas chances de patrocínio.
6. Obtenha autorizações necessárias
Obter autorizações necessárias para que seu evento ocorra é uma das maiores dicas para evitar prejuízo em festa. Muitos produtores acabam tendo aperto financeiro porque o planejamento não inclui as autorizações necessárias, assim como o alvará. A dica é ir atrás destas autorizações antes de realizar o seu evento para assim se garantir e evitar possíveis multas e transtornos.
7. Patrocínio adequado
Uma das dicas para evitar prejuízo em festa é definir o patrocínio adequado, cada evento combina com um tipo. Procure analisar bem as suas opções antes de fechar qualquer contrato. Ao escolher o patrocinador correto, você economizará, logo evitará gastos.
8. Quantidade de participantes
É muito importante ter em mãos a quantidade de participantes que estará presente em seu evento. Isso ajuda a definir outros detalhes da organização. Uma das dicas para evitar prejuízo em festa é pedir aos participantes que confirmem presença.
A quantidade de participantes influencia na quantidade de comidas e bebidas. Você deve saber disso já de antemão para não faltar ou sobrar um destes itens.
9. Acompanhamento do apelo das atrações
É comum reservar uma parte do orçamento para atrações. Porém, o prejuízo pode surgir se você não acompanhar o apelo de cada atração visada para o evento. Por exemplo: uma banda que não tenha tanto sucesso ou que tenha reputação afetada por atitudes negativas, pode ser sinônimo de baixa venda de ingressos, as pessoas podem perder o interesse em seu evento.
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