Recepcionistas em eventos Como conquistar as agênc

Publicado em 14/04/2010

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Como conquistar as agências

Para todo tipo de serviço existe a qualificação técnica e a comportamental, a primeira diz respeito à capacitação do indivíduo para as tarefas específicas a serem realizadas e a segunda é como esse profissional realiza o trabalho, relacionando-se com seus colegas de trabalho e seu ambiente.

Acredito que a formação profissional se inicia em casa, com as lições que aprendemos de nossos pais sobre limites, respeito e responsabilidade. Depois passamos a nos relacionar em diversos outros ambientes (escola, rua, barzinhos, etc...) e a partir dessas relações que desenvolvemos ao longo dos anos nós moldamos nossas competências comportamentais, seguindo caminhos distintos de acordo com nossas opções.

Como Psicólogo me acostumei a prestar muita atenção em diversos detalhes e valorizar profissionais com um repertório saudável de comportamento social e vontade de aprender. E através desse panorama introduzo o assunto desse artigo.

Recepção em eventos – Como prestar um bom serviço e fidelizar a agência!

Todo profissional que atua como autônomo conquista muito quando passa a pensar como empresa, porque a relação entre ele e uma agência se dá como fornecedor-cliente. Então gostaria de ajudar você profissional de recepção a fidelizar seu cliente e consequentemente atuar mais e melhor!

Abaixo vou elencar alguns comportamentos que são fundamentais para fidelizar uma agência e algumas particularidades, tenha em vista que essas informações podem (e devem) ser transferidas para qualquer outro serviço, eventuais ou fixo.  

GESTICULAR
Conversar com os convidados durante o evento é inerente ao serviço de recepção e todos sabemos que movimentar as mãos enquanto conversamos é algo que acontece com naturalidade, mas há de se redobrar o cuidado atuando com recepção. Imagine um congresso, depois de um tempo se sentindo mais a vontade a recepcionista começa a conversar e gesticular sem parar? Além de causar uma má impressão para as pessoas que passam pelo local, gera um grande desconforto para todos ao redor.
Minha dica: Mantenha atenção ao movimentar os braços durante eventos em recepção, se suas mãos passarem na frente dos seus olhos durante a conversa, você está passando do limite.

CELULAR
O celular é um avanço tecnológico que otimiza em muito nosso tempo para se comunicar e facilita, e muito nossa vida, mas temos que lembrar que ao lançar o celular os fabricantes sempre incluíram a função “vibra” neles. Durante o tempo que você está dentro de um evento, espera-se que você aja com a maior discrição possível e seja um exemplo de postura, afinal, você é a recepcionista do evento, a primeira imagem que fica.
Minha dica: Sob hipótese alguma atenda o celular em ambiente que possa haver convidados, se você estiver em seu intervalo tudo bem, desde que você mantenha o tom de voz em um nível aceitável. A melhor opção é deixar ele no vibra e atender ligações urgentes em locais reservados, nos bastidores.

PONTUALIDADE
Geralmente o horário combinado com a agência, é o horário que a empresa espera que você chegue pronta para começar o atendimento. Já presenciei alguns casos (poucos) que a profissional chega depois do horário, não avisa e ainda precisa fazer diversos ajustes no visual. Imagine você que quer cuidar da boa forma, contrata um personal trainer para lhe atender 2 horas por dia, ele chega 15 minutos atrasado e ainda diz que precisa de mais uns minutinhos para colocar a roupa de treino e preparar os aparelhos, começa com 40 minutos de atraso e termina pontualmente no horário combinado antes do serviço. O que você pensa do atendimento desse profissional, se você conhecer outro profissional que seja pontual, irá trocar?
Minha dica: Se combinou um horário e for se atrasar avise, ligue, mande um e-mail, sinal de fumaça. Se precisa de uns minutinhos para se arrumar, chegue um pouco mais cedo, 15 minutos fazem toda a diferença. Pontualidade caminha ao lado de responsabilidade, geralmente pessoas responsáveis tendem a se atrasar raramente.

CIGARRO E ALCOOL
Uma profissional que ingere bebida alcoólica em qualquer local de trabalho dispensa comentários, além de não se respeitar não respeita o ambiente ou seus colegas de trabalho. O cigarro é algo que a sociedade está se encarregando de erradicar paulatinamente, é difícil conhecer alguém que se diz satisfeito por fumar e mais difícil ainda quem encoraja as pessoas para que continuem a fazê-lo.
Minha dica: Não fume nem nos intervalos, além de passar uma imagem ruim do profissional fumando (mesmo no intervalo), faz com que você volte para o evento com um cheiro horrível, tente você fumante se imaginar conversando dentro de um sarcófago de milhares de anos com alguém, pois então, é a sensação dos não fumantes ao conversar com alguém que acaba de fumar.

POSTURA
Muitas vezes os eventos são cansativos, várias horas em pé e muito movimento sobre um salto altíssimo. Não é raro ver recepcionistas encostadas em um balcão, disfarçando um pé em um degrau ou outras peripécias dignas de uma artista.
Minha dica: Quando estiver muito cansada, verifique se há a possibilidade de revezar naquele local, tente ir ao banheiro e sentar por 5 minutos, tirar o salto e massagear os pés. Tente de alguma forma achar uma alternativa para conseguir aquela energia extra para terminar o evento de forma impecável. Se você está em uma plenária, na hora das perguntas, fique de olho na platéia, existem profissionais que se distraem tanto com a palestra que se esquecem dos convidados, para exemplificar, imagine se os policiais que trabalham em jogos de futebol ficassem olhando para o campo ao invés da torcida.

INFORMAÇÕES DO TRABALHO
Provavelmente em algumas agências de eventos, temos pouca informação da dinâmica do evento, não é raro ir para um evento como recepcionista sem saber muitas informações importantes. Se você mostrar interesse em saber maiores informações, provavelmente terá mais armas para realizar um bom trabalho e saber exatamente onde está indo.
Minha dica: Preste muita atenção em e-mails com detalhes do evento, o que a agência pede como vestimenta e informações acerca do que será feito no evento. Imagine todas as profissionais com uma blusinha branca no evento e só você usando a preta? Com certeza dois minutinhos de nossas vidas lendo as informações de um trabalho virão bem a calhar para não passar por situações como essa.

CONVERSAR
É importantíssimo nos relacionarmos em todos os ambientes, conhecer pessoas e também interagir com nossos colegas de trabalho, afinal, somos uma criatura essencialmente social. O complicado é passar por um evento e ver duas recepcionistas (ou mais) tricotando a vida pessoal na frente de convidados ou cliente, como se fizessem parte das pessoas que estão a passeio no evento.
Minha dica: Converse com seus colegas de trabalho ou até mesmo com os convidados, mas não se estenda, permaneça atenta ao que acontece durante o evento e seja cordial e solicita.

CONHECIMENTO TÉCNICO
Se você seguir minhas dicas, tenho certeza que isso será algo que não lhe trará preocupação, pois aprender as parte técnica do trabalho é bem mais fácil quando somos responsáveis com o que estamos fazendo. A parte técnica a promotora líder ou supervisora irão lhe ensinar em questão de instantes, o que for mais complicado você irá aprender aos poucos, naturalmente.

Se você tem interesse em atuar com recepção, leia com carinho esse texto, procure atentar as dicas e se tiver algo que esqueci me avise! Existem alguns cursos para recepção/Hostess que tenho conhecimento, mas só consigo indicar com segurança o que é ministrado em SP capital, pela “Associação de Hostess e Recepcionistas do estado de São Paulo”.

 

Paulo Alberto – BlueTie Marketing promocional & Eventos


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