Está pensando em organizar um workshop e não sabe por onde começar? Neste artigo falaremos sobre organização de eventos e daremos dez dicas de como organizar workshops com sucesso.
Organização de eventos
A organização de um evento é o planejamento de um festival, festa, cerimônia, curso, feira, workshop ou convenção e é composta por etapas que garantem o seu sucesso. Essas etapas são: definição do orçamento (o valor que será gasto), definição do tema, escolha do público-
-alvo, escolha da data e do horário, escolha e reserva do local (casa de shows, chácara, fazenda, salão de festas, teatro, entre outros), contratação de fornecedores (decoração, por exemplo), aluguel de mesas e cadeiras, buffet, aluguel de brinquedos infantis e recreadores (caso tenha presença de crianças no evento), contratação de equipes de limpeza e de segurança e estrutura e equipamentos de som, luz e imagem.
Todas as etapas são realizadas com a ajuda de um produtor de eventos e equipes capacitadas. O produtor de eventos é um profissional que ten a capacidade de gerenciar o seu tempo de forma sábia, garantindo o sucesso do evento, independentemente se é de pequeno ou grande porte.
O que é workshop?
O workshop é um evento onde ocorre uma reunião de indivíduos interessados em um determinado assunto a fim de aprimorar técnicas por meio da explicação de palestrantes e atividades práticas. Workshop significa oficina em português. Porém, mesmo representado por essa palavra, o workshop é um tipo de evento que também pode ser entendido como um grupo de discussão mais interativa.
10 dicas de como para organizar workshops
Abaixo, listamos as dez melhores dicas de como organizar workshops. Confira:
1. Escolhendo a temática do workshop
Um dos primeiros passos de como organizar workshops é escolher qual será a temática do seu evento. Isso garante o fundamento e o posicionamento consistente do evento, o tema ajuda a definir as próximas etapas da sua organização.
Para o workshop, o essencial é escolher uma temática que seja tendência dentro do segmento de atuação, algum assunto que esteja em destaque na área. Para isso, faça uma pesquisa sobre os temas que estão sendo usados por concorrentes, isso pode auxiliar na geração de insights.
2. O workshop será gratuito ou não?
Uma das dicas de como organizar workshops é se ele será gratuito ou não. Se você deseja realizar um evento de grande porte, com várias atrações, com uma produção mais requintada e buffet, provavelmente o evento será pago pela venda de ingressos, por exemplo.
Porém, eventos gratuitos têm a capacidade de atrair público novo para a sua empresa. Por isso é importante avaliar qual será o objetivo do evento e verificar o orçamento disponível para a sua promoção.
3. Público-alvo e quantidade de participantes
Para saber como organizar workshops é preciso definir o seu público-alvo e qual será a quantidade de participantes no evento. Pense em qual tipo de pessoa teria interesse em seu workshop com a temática que foi escolhida. Homens e mulheres ou apenas um deles? Qual será a faixa etária? O que essas pessoas buscam em workshops como o que você promoverá? Defina um perfil detalhado do seu público, pois isso auxiliará em outras decisões e garantirá um evento mais apropriado para o seu público-alvo.
4. Local, data e horário do evento
Uma das principais dicas de como organizar workshops é a escolha e reserva do local e a definição da data e horário do evento. Alguns elementos que devem ser levados em consideração são onde o público-alvo está concentrado, qual é o melhor horário para que o público participe do evento, dias úteis ou fim de semana e qual o local indicado para workshop e para o perfil de seu público.
5. Atrações do workshop
Uma das dicas de como organizar workshops é definir quais serão as atrações do evento. A escolha está associada diretamente ao perfil do seu público e ao tema definido. Nessa etapa é muito importante buscar profissionais que sejam conhecidos e de referência dentro da área, que agreguem valor ao seu workshop, sejam eles palestrantes ou professores.
6. Materiais impressos
Uma das dicas mais importantes de como organizar workshop é verificar quais serão os materiais impressos necessários. Flyers, banners, convites e pastas são materiais importantes. Procure desenvolver um conjunto homogêneo, que transmita toda a identidade do evento. A dica é buscar ajuda de um parceiro especializado para produzir os materiais com qualidade.
7. Equipamentos necessários
Verificar quais equipamentos são necessários é uma das dicas de como organizar workshops. Estabeleça um checklist com todos os recursos e equipamentos essenciais para a realização do evento, assim como notebook, data show, caixas de som e microfones. Procure checar também a voltagem e o funcionamento de cada equipamento para evitar qualquer problema. Outra dica é testar as apresentações e os vídeos várias vezes e salvar em diferentes formatos para evitar transtornos.
8. Divulgação do evento
A divulgação também é uma das etapas mais importantes da organização de um workshop. Você pode distribuir materiais impressos em pontos estratégicos. Por exemplo, o evento é voltado para o estudante, logo você pode entrar em contato com universidades e distribuir cartazes por lá. Divulgação em redes sociais também é uma das melhores estratégias de divulgação.
9. Acompanhando todos os detalhes da organização
Acompanhar todos os detalhes da organização é uma das principais e mais importantes dicas de como para organizar Workshops. Para a promoção de um evento, conta-se com vários fornecedores, parceiros e equipes envolvidas. Procure acompanhar cada detalhe do andamento dos trabalhos para evitar qualquer problema de última hora e garantir o sucesso do evento.
10. Pós-evento
O pós-evento também é muito importante para a organização. Nessa etapa é importante coletar o feedback dos participantes e verificar quais foram os pontos de destaque, o que os participantes mais gostaram e o que não gostaram, tudo isso auxiliará na organização do próximo workshop. Esses feedbacks podem dar insights para novas oportunidades e ações de negócio e relacionamento com o seu público-alvo.
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