9 conselhos de como migrar evento presencial para digital

A necessidade de cancelar eventos nesse período de quarentena devido ao coronavírus fez com que os eventos presenciais tivessem de ser cancelados. Confira aqui as atitudes a ser tomadas para migrar um evento presencial para o digital.

Publicado em 22/05/2020

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Com a necessidade de adotar o isolamento social foi necessário realizar o cancelamento de eventos presenciais e adaptá-los a eventos digitais.

Muitas realizações passaram a ser canceladas por não poderem contar com a presença dos participantes, porém foi verificado que os eventos em sua totalidade podem ser realizados digitalmente e que, na maioria das vezes, acabam sendo tão significativos quanto os eventos tradicionais.

Porém, algumas atitudes devem ser tomadas para que essa nova forma de realizar eventos seja bem-sucedida e encante a todos. Uma delas é a mudança de postura mental de quem está realizando e patrocinando um evento digital, a fim de evitar uma rejeição a eventos sem a participação física e aceitar que a forma remota pode atender com qualidade às suas necessidades.

Vamos oferecer 9 dicas de como migrar evento presencial para digital para que tudo possa correr bem e seu evento ser um sucesso total.

1.      Identifique as restrições dos governos estaduais e municipais para a realização de eventos presenciais

Importante para determinar como migrar evento presencial para digital é identificar as restrições para a realização de eventos físicos conforme as definições de cada estado da federação.

Existem regras específicas a cada local e devem ser seguidas, pois existem governos estaduais que podem definir regras que permitam as comemorações em determinadas circunstâncias e assim os eventos podem ser mantidos presencialmente.

Caso não se permita, é necessário adotar medidas adequadas para ter como migrar evento presencial para digital.

2.      Defina o formato do evento

9 conselhos de como migrar evento presencial para digital

Planejar é uma forma correta para ter sucesso em como migrar evento presencial para digital adequadamente.

Invista numa plataforma digital de qualidade para ter mais possibilidades de usar recursos inovadores em seu evento e assim manter o interesse e participação de todos.

Estabeleça o formato ideal para o tipo de evento e trabalhe para que tudo ocorra dentro desse planejamento, para atender às expectativas que se deseja.

Defina uma forma de atuação que permita manter eventos com realização digital e presencial, quando isso for permitido.

3.      Invista numa comunicação de boa qualidade para indicar o novo evento

Como migrar evento presencial para digital se os participantes e convidados não forem comunicados com antecedência e de maneira correta?

Emitir convites atualizados e criativos serve para chamar a atenção das pessoas a eventuais mudanças ocorridas e a maneira como irão participar, garantindo a participação de todos.

Utilize as redes sociais com bastante intensidade e atualize todos os passos do evento, criando notificações constantes para gerar interesse e permitir que se organizem de forma adequada.

4.      Ajuste seu orçamento

Revise seu orçamento e ajuste ao novo modelo para ter como migrar evento presencial para digital adequadamente.

O orçamento serve como o orientador de gastos, mas também de precificação de seu evento, assim pode ocorrer de ser identificada a necessidade de ajustar os valores cobrados com maior certeza e de maneira que o cliente seja atendido de forma mais justa possível e a empresa que organiza o evento não seja prejudicada com uma nova concepção de eventos.

5.      Invista num equipamento de transmissão

9 conselhos de como migrar evento presencial para digital

Para ter sucesso em como migrar evento presencial para digital, é fundamental investir em equipamentos de transmissão de qualidade e capacidade de ampliar a audiência, permitindo que todos os participantes desejados possam ter um padrão adequado de recepção das imagens e conteúdo.

Um evento digital tem de considerar as melhores alternativas de transmissão para que seja um sucesso. Esse conceito também se aplica a eventos presenciais e assim deve ser mantido nos realizados remotamente.

6.      Renegocie contratos

 

9 conselhos de como migrar evento presencial para digital

Como migrar evento presencial para digital sem ajustar os custos e rever as contratações e parcerias existentes

Serviços de apoio em eventos presenciais devem ser revistos, assim como a contratação de atrações, que devem ser adaptadas ao novo conceito.

Investir em parcerias de som e imagem de qualidade é algo que deve ser priorizado.

Importante definir as necessidades reais de um evento digital com vistas a não manter investimentos em que possam ser substituídos ou eliminados num modelo virtual e realocados a essas novas necessidades de realização de seu evento.

7.      Mantenha parceria com desenvolvedores de soluções digitais

Para ter sucesso em como migrar evento presencial para digital, o ideal é contar com uma assessoria que possa orientar e conduzir essa mudança.

Normalmente, um evento já é viabilizado com o apoio de consultoria que possa realizar tudo.

Isso também ocorre com um evento digital, pela necessidade de ajustar as necessidades e os formatos definidos ao novo estilo de evento e poder ter sucesso em sua realização.

8.      Migre o conteúdo para formatos multimídia

Você já possui a estrutura física que irá desenvolver no evento, dessa forma é mais fácil migrar esse conteúdo que seria disponibilizado presencialmente para um ambiente virtual.

Adaptar as ideias originais pode parecer difícil, mas é possível com mais tranquilidade, pois já tinham sido idealizadas e assim a possibilidade de ajustes a uma nova forma de realização fica mais facilitada, por não exigir a criação de algo sem um conceito predefinido, necessitando apenas ser ajustado ao novo padrão.

9.      Defina um espaço virtual em substituição ao físico

Para a realização de um evento digital é necessário preparar um espaço virtual adequado que cuide de todos os detalhes, como decoração adequada e a segurança digital para evitar que pessoas não autorizadas acessem seu evento.

Organizar esse espaço de maneira adequada e criativa passa a ser um elemento diferencial em seu evento digital e assim trará mais participação para seus convidados, em que poderão acompanhar com mais interesse as atividades desenvolvidas de maneira simples e acessível.

 

Conclusão sobre como migrar evento presencial para digital

Várias atitudes são necessárias para ter como migrar evento presencial para digital sem correr riscos de perder conteúdo e objetivos do evento, Citamos neste artigo 9 passos a ser observados.

Seguir as orientações adequadas para o planejamento e o preparo do evento pode determinar em reduzir os impactos quando se realizam eventos digitais ao se comparar aos presenciais.

Por isso, é importante investir na adoção de todos os passos para a realização de um evento digital de boa qualidade.

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