Checklist de eventos: como fazer

Dicas para organizar um checklist – ou lista de atividades – no seu próximo evento. Clique e confira no Organizando Eventos!

Publicado em 06/08/2014

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Um checklist (ou lista de itens para não esquecer) é essencial para qualquer pessoa que trabalha na produção de eventos. Através dele a equipe pode se organizar melhor, distribuir as atividades de acordo com a responsabilidade de cada um e manter o andamento do evento sempre em dia – principalmente se ele for compartilhado com todos os integrantes da produção.

 

Mas não basta simplesmente anotar as tarefas em um pedaço de papel, é preciso organizá-las em blocos que façam sentido, para facilitar as anotações e comunicação entre a equipe de produção. Cada evento irá demandar um tipo diferente de checklist, mas podemos adiantar algumas informações básicas, como:

 checklist

Atividade, descrição e responsável – dê nomes fáceis para as atividades, como “coffee break”, “recepção” e “música de entrada”. Feito isso, descreva a atividade como achar pertinente e já anote o nome do responsável ao lado;

 

Fornecedor e contatos – ao lado dos itens acima, anote também o nome do fornecedor, o funcionário responsável dentro da empresa terceirizada e os contatos, como e-mail e telefone;

 

Status e deadline – anotar a situação (andamento da atividade) e o prazo de conclusão de cada item é de extrema importância para que o checklist funcione bem;

 

Objetivos e observações – por fim, mas não menos importante, deixe um espaço grande para a anotação de observações e objetivos de cada item. Desta maneira, o responsável por cada atividade poderá resolver os problemas sozinho, dando mais liberdade e tempo para a conclusão de eventuais problemas.


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