Como fazer gestão de crises em evento

Se você quer saber mais informações sobre sistemas de gerenciamento de negócios do segmento de eventos, sobre como fazer gestão de crise em eventos e assim reduzir quaisquer problemas em suas realizações.

Publicado em 14/02/2022

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Estar preparado para enfrentar e resolver imprevistos é uma forma correta de tratar com profissionalismo a garantia de que eventos possam ser realizados de maneira segura e sem riscos.

Eventos envolvem diversos detalhes em seu planejamento, com atividades e prestadores de serviços variados. Há muita chance de haver problemas de falta de atendimento ou conclusão de serviços, impactando diretamente nos resultados finais,

Contratar fornecimento de brinquedos, mesas e cadeiras, bandas para se apresentarem, empresas de decoração, som e iluminação , filmagens  e todos os detalhes de um evento, como encomendas de brindes, podem representar – se não for feita uma boa seleção – mais possibilidades de riscos de fornecimento.

Quando se percebem os riscos, a melhor alternativa é trabalhar para que eles possam ser reduzidos, e é para isso que existe o gerenciamento de crises.

Neste artigo, vamos apresentar como fazer a gestão de crises em evento e assim manter estratégias seguras para a sua realização.

O que é uma gestão de crises?

PHOTO BY MARKUS VINKLER ON UNSPLASH

A gestão de crises em evento é uma ferramenta de planejamento e execução que visa assegurar a busca de soluções para eventuais problemas que surjam ao longo dos preparativos e durante a execução de eventos.

Deve ser voltada para ter agilidade na busca de soluções e a garantia de preservar a marca dos realizadores do evento junto aos participantes e patrocinadores.

Qual é a sua importância?

Uma gestão de crises em evento se torna fundamental para garantir que possa ter uma realização de qualidade ou que sejam antecipados e identificados fatores que acabem impactando na possibilidade de realização do evento, e assim possam ser adotadas providências que minimizem os riscos à imagem da empresa.

Quando elaborar um gerenciamento de crises?

Trabalhar na gestão de crises em evento deve ser uma tarefa que envolve muito planejamento e discussões de possibilidades e respectivas soluções, para que seja garantida a realização do evento.

Antecipar possibilidades, mesmo aquelas mais improváveis, faz parte de um plano de qualidade, que deve ser previamente definido, considerando cada etapa de organização e construção, assim como a própria realização do evento.

Gestão de crises somente funciona se for alinhada antecipadamente, caso contrário passa a não ter esse objetivo de gestão, mas sim de tentar solucionar algo não considerado no planejamento.

Como fazer esse gerenciamento?

Para realizar uma gestão de crises em evento, é necessário atuar em alguns aspectos fundamentais para garantir seu sucesso.

A seguir, apresentaremos os principais passos para realizar um gerenciamento de crises com sucesso.

Identifique o problema

Uma boa gestão de crises em evento deve conseguir se antecipar a eventuais riscos e problemas que possam surgir.

Importante que sejam avaliados os cenários possíveis em cada etapa do evento, para que se possa trabalhar em cima de possibilidades de atuação e possíveis soluções.

O ideal é definir um painel e trabalhar nas possibilidades que forem identificadas.

Identifique as causas

Com os problemas identificados, é possível estabelecer suas causas, e isso é fator fundamental de sucesso de uma adequada gestão de crises em evento.

Com as principais causas, é possível estabelecer as ações para superar seus impactos e reduzir as chances de ocorrerem problemas em soluções.

Faça uma coleta de dados e informações

É preciso levantar dados e informações para que se possam tomar as devidas ações e soluções.

Ter condições de estabelecer fornecedores adicionais e que se possa recorrer em necessidades de soluções de problemas, ou para substituição de outros se torna fundamental como estratégia de definição de redução de riscos.

E isso se aplica a quaisquer aspectos de um evento.

Centralize as responsabilidades de comunicação e soluções

PHOTO BY CDC ON UNSPLASH

Definir um responsável por conduzir o grupo de trabalho do gerenciamento de crises é decisivo para o sucesso dessa iniciativa.

Caso contrário, as necessidades de ações de solução poderão ser impactadas de maneira bastante significativa e assim comprometer esse processo.

Esse gestor deve definir os responsáveis por cada plano de ação, estabelecendo assim um processo de delegação total.

Esteja preparado para imprevistos

Mesmo com todo o cuidado e um trabalho intenso de gestão de crises, é possível que surjam imprevistos.

Para que as soluções mais adequadas sejam tomadas nessas situações, é preciso se manter calmo, pois só assim poderão ser decididas as melhores ações a ser tomadas.

Também é necessário manter a segurança, sempre, faz parte decisiva no plano de gestão de crises.

Defina a estratégia de comunicação para casos críticos

PHOTO BY JESHOOTS.COM ON UNSPLASH

Mesmo com um gerenciamento de crises de boa qualidade, os riscos podem se concretizar e seu evento sofrer impactos em seus resultados ou ainda ter de ser cancelado.

Para qualquer situação crítica que possa surgir, é necessário que se estabeleçam as estratégias de comunicação de forma transparente a ser adotadas junto aos participantes.

Definir padrões de ações para esses momentos e alinhar com todos os envolvidos é necessário para demonstrar a sua capacidade de organização e profissionalismo, o que transmite maior segurança para todos.

Ter uma boa comunicação é uma estratégia adequada e correta para uma gestão de crises de qualidade.

Defina critérios de avaliação dos resultados do evento e atuação  

Gestão de crises está voltada para se preparar para aquelas situações indesejadas, mas que podem acontecer.

Assim, a previsibilidade se torna um elemento de apoio para a adequada tomada de decisões em situações críticas, evitando improvisos e falta de ação para soluções de casos ocorridos.

Importante usar experiências anteriores e até mesmo estudos de casos de mercado, para servirem como suporte a definição de estratégias a ser adotadas em casos semelhantes.

Então, ao final de um evento, procure utilizar o conhecimento adquirido para fortalecer os eventos futuros e a sua gestão de crises.

 

Considerações finais sobre gestão de crises em evento

Fazer gestão de crises em evento se torna necessária, pois, através desse processo, é possível identificar eventuais problemas e riscos que possam surgir e estabelecer formas de minimizá-los.

Com um gerenciamento de crises adequado e de qualidade, seu evento estará mais seguro e poderá ser realizado de forma segura.

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