Em qualquer realização de eventos, é preciso contar com total qualidade de organização, para que os resultados possam ser os melhores e que os participantes se surpreendam e façam uma avaliação positiva do evento.
E para que esse processo possa ocorrer com segurança, é preciso que os fornecedores contratados tenham a competência necessária para atender as suas demandas da melhor maneira possível.
Nesse aspecto, um ponto fundamental a ser considerado é que sejam feitas contratações adequadas de fornecedores que possam exercer trabalhos com competência e que sejam reconhecidos por suas capacidades de realização e atendimentos diferenciados.
Ter a garantia de contar com os melhores parceiros, passa por manter processos de contratações adequados e seguros. Então, para lhe ajudar, apresentaremos os 10 principais cuidados ao contratar fornecedores para eventos e ter a garantia de contar com um evento incrível.
1. Informe-se sobre a qualidade de serviços prestados
Um dos principais cuidados ao contratar fornecedores para eventos é atestar a sua imagem junto ao mercado.
Obter informações de clientes e de participantes onde a empresa atuou será fundamental para ter maior chance de assertividade na sua contratação.
2. Verifique se a empresa conta com a estrutura adequada para suas necessidades
Identificar se a empresa está estabelecida de maneira adequada, de forma presencial ou mesmo remota é um dos cuidados ao contratar fornecedores para eventos.
Existe uma relação direta entre a qualidade de prestações de serviços e a estrutura que a empresa oferece para eventos, e isso faz toda a diferença, considerando a quantidade de especialidades que são necessárias para as suas realizações.
3. Atente-se às necessidades de contratação
Importante definir as suas necessidades de contratações que devem ser priorizadas entre os cuidados ao contratar fornecedores para eventos.
Se for necessária a contratação de brinquedos e infláveis para seu evento, é importante atestar que o fornecedor oferece tais itens, assim como a qualidade e manutenção dos mesmos.
No caso de Buffet e garçons, é fundamental identificar a qualidade desses profissionais.
Assim como toda a parte de fornecimento de equipamentos e itens de realização como, decoração, iluminação e som para que tudo corra bem.
Então, não se esqueça dos profissionais de segurança e vigilância que mantêm as condições do evento sem riscos.
4. Faça uma avaliação dos métodos de prestações de serviços
Outro cuidado ao contratar fornecedores para eventos, é atentar-se para que possam atender às suas necessidades. Atualmente, isso passa também por usar recursos criativos e inovadores, quando da realização de eventos.
Sendo assim, é importante que sejam identificados os modelos de prestações de serviços dos fornecedores como:
- Uso de tecnologia;
- Investimentos em segurança do trabalho;
- Treinamentos;
- Qualificação das equipes.
Fornecedores estruturados mantêm times coesos e qualificados que podem atender com mais qualidade a suas necessidades.
5. Ateste que o atendimento seja adequado
Importante adotar entre os cuidados ao contratar fornecedores para eventos, uma avaliação contendo o tipo de atendimento que a empresa está lhe direcionando.
Empresas de qualidade consideram que o atendimento final inclui todo o processo de vendas e execução de seus serviços, dessa forma, ao se contatar um fornecedor é fundamental avaliar o tratamento dispensado, os retornos tempestivos que se tem e a transparência na informação que será prestada.
Identificar o responsável pela prestação de serviços se torna necessário para manter uma comunicação clara e sem ruídos.
6. Identifique e certifique-se dos vínculos dos profissionais com a empresa
Entre os cuidados ao contratar fornecedores para eventos, é preciso entender como os profissionais que trabalham para a empresa são contratados.
Com a legislação trabalhista mais flexível é possível existir variedades de contratações legais; isso deve ser considerado quando da decisão de contratação de um fornecedor.
Empresas com quadros próprios legalizados são mais eficientes em relação a contar com mão de obra qualificada e mais comprometida, evitando assim, riscos de ausências imprevistas e comprometimento do evento.
Em caso de trabalhos com profissionais freelance, é necessário cuidar dos critérios de seleção e backup dos mesmos.
7. Faça uma checagem de pendências fiscais
Embora pareça um procedimento excessivo, consultar se a empresa tem pendencias fiscais e/ou judiciais é uma ótima maneira de conseguir apurar a condição adequada do fornecedor.
Esse detalhe permite ainda atestar que não sejam gerados riscos que possam impactar no relacionamento comercial entre o fornecedor e a empresa contratante.
E assegura a saúde fiscal na relação comercial a ser consolidada.
8. Identifique se a empresa possui certificados e autorizações para funcionamento
Empresas que venham a ser contratadas devem contar com registros atualizados junto a autoridades de controle; assim como estar devidamente legalizadas para exercerem suas atividades.
Esse aspecto é fundamental para reduzir riscos quanto ao trabalho desenvolvido.
Solicitar documentações e checar os dados faz parte de um processo seguro de contratação de fornecedores, identificando os que possuem todas as condições de atuar para sua empresa.
9. Faça uma negociação justa de preços e formas de pagamentos
Importante sempre considerar como a base de contratação, os preços cobrados, mas também a qualidade que o fornecedor irá apresentar.
E nesse aspecto é fundamental considerar a aplicação do preço mais justo possível, que contemple os diversos aspectos de diferenciais que o fornecedor ofereça.
Então, avaliar o preço de forma mais abrangente é uma estratégia decisiva para aproveitar uma contratação adequada.
É importante deixar claro o fluxo de liberação de pagamentos ao longo da jornada para que a negociação possa ter a maior transparência possível e ser toda registrada num contrato que atenda ambas as partes.
10. Mantenha um banco de dados de fornecedores
Após consultar fornecedores, é preciso que se mantenha um banco de dados das consultas realizadas e observações principais sobre a análise realizada sobre esse processo individual de cada contato.
Isso permite que se mantenha um histórico de negociações e que possa auxiliar em futuras avaliações.
Além disso, é importante que seja realizado um cadastro dos fornecedores selecionados, com a indicação de suas competências de prestações de serviços e dados de contato.
Esse banco de dados auxilia na gestão dos fornecedores com ganhos de tempo e produtividade nesse processo de seleção futura.
Considerações finais: principais cuidados ao contratar fornecedores para eventos
É importante fazer uma boa seleção e ter cuidados ao contratar fornecedores para eventos, pois assim certamente a realização que se espera com um resultado positivo será assegurada.
Alguns aspectos devem ser adotados para que corra tudo bem na contratação e controle sobre os prestadores de serviços. Neste artigo, indicamos alguns critérios a ser adotados para ter uma contratação adequada.
Esperamos ter contribuído para aumentar seus conhecimentos sobre esse tema e pedimos que deixe um comentário com suas experiências e cuidados ao contratar fornecedores para eventos.
