Existem diversas atividades profissionais relacionadas à preparação e efetivação de um evento, e entre tais qualificações há dois profissionais que exercem com bastante importância suas atuações para que os eventos tenham sucesso.
Estamos nos referindo ao promotor e ao organizador de eventos, peças fundamentais para garantir que o evento tenha a qualidade esperada.
Vamos apresentar as características e diferenças que marcam as atividades de um promotor de eventos e organizador de eventos, assim será possível sempre relacionar as suas necessidades ao profissional mais adequado.
Quais as responsabilidades de um promotor e de um organizador de eventos?
Para entender as diferenças entre promotor de eventos e organizador de eventos, é fundamental entender quais as responsabilidades de ambos os profissionais e assim poder identificar as diferenças relacionadas.
Podem ocorrer casos de empresas que utilizem um único profissional que tenha a atribuição de executar ações que deveriam estar definidas especificamente a cada profissional; porém, há uma grande chance de, ao se fazer essa opção, resultar em problemas e comprometimento de qualidade dos eventos, seja nas etapas de divulgação ou de execução.
Dessa forma, essas atribuições devem ser executadas por pessoas diferentes e qualificadas para exercerem as atividades inerentes a cada profissional.
A seguir, vamos elencar as responsabilidades de cada profissional.
Promotor de eventos
As atividades de promotor de eventos e organizador de eventos apresentam diferenças em toda a atribuição do desenvolvimento das etapas de um evento.
O promotor de eventos tem a missão de efetuar todas as ações que permitam a elaboração de elementos que façam com que o evento seja o mais atrativo possível e que as pessoas tenham interesse em participar dele.
Efetuar promoções que possam aumentar o público com investimento em propaganda e marketing ou a idealização de como essas campanhas terão melhores resultados é uma responsabilidade desse profissional.
Podem ser realizados por meio da distribuição de brindes, convites, coffee-breaks com os convidados, cuidar do cerimonial de recepção dos convidados do evento, promoções e todas as atitudes que possam contribuir para a divulgação eficaz do evento.
Organizador de eventos
As diferenças entre promotor de eventos e organizador de eventos são muito bem definidas quando descrevemos suas responsabilidades. No caso do organizador de eventos, podemos relacionar todas aquelas atividades que proporcionam que o evento seja realizado com qualidade e sucesso.
O organizador de eventos permite que o trabalho do promotor possa ter melhores condições de ter sucesso e por isso ambos devem trabalhar de maneira harmônica, sempre com trocas de experiências e ajustando processos e execuções.
O organizador de eventos tem como responsabilidades principais o planejamento com base nos objetivos do evento, definir os controles, contratações de fornecedores, como espaços de eventos, estruturas, decoração, bandas, segurança e demais aspectos que permitirão a realização do evento dentro do esperado e sempre com o objetivo de superar as expectativas.
Quais as características de perfil necessárias a cada profissional
Existem características específicas de um perfil adequado para um promotor de eventos e organizador de eventos e que, evidentemente, estão relacionadas a suas atribuições em específico e que auxiliam a que suas responsabilidades sejam executadas com excelência.
Um profissional deve levar em consideração o perfil que tem para saber se há mais probabilidade de ser bem-sucedido ou não na carreira que escolher, e isso se aplica a todas as profissões.
As empresas efetuam, ou pelo menos deveriam realizar, avaliações bastante detalhadas sobre seus profissionais e prestadores de serviços para que não ocorram problemas no atendimento aos clientes ou que não consigam elevar seu nível de faturamento e lucros.
Para permitir uma melhor análise sobre os profissionais que se apresentem como promotor de eventos e organizador de eventos, relacionamos as principais características que devem ser inerentes a eles:
Organizador de eventos
Para cada profissional é necessário identificar o perfil pessoal mais apropriado para que todas as atividades possam ser realizadas com qualidade e assim assegurar o sucesso do evento.
Esse perfil para o caso do organizador de eventos se relaciona a algumas características que definem o bom profissional para que os resultados sejam alcançados, assim podemos relacionar as principais competências desse profissional:
- Ser disciplinado;
- Ter muita responsabilidade e dedicação;
- Ser detalhista;
- Superar metas;
- Ter criatividade;
- Ser flexível;
- Ter espírito de liderança;
- Ter a capacidade de delegar tarefas;
- Boa visão de controles e execução; e
- Ter boa comunicação.
Promotor de eventos
O perfil diferenciado entre o promotor de eventos e organizador de eventos estabelece as características que devem ser identificadas entre esses profissionais.
Um promotor de eventos é a voz que pode transmitir as melhores formas de cativar e atrair o público para o evento, o que configura uma responsabilidade imensa quanto à forma de comunicação com os consumidores.
A seguir, estão descritas as características pessoais de um promotor de eventos de qualidade:
- Tenha uma boa capacidade de organização;
- Boa comunicação;
- Estar atualizado com tendências de mercado;
- Ter capacidade de negociação;
- Ser extrovertido;
- Manter uma boa rede de relacionamentos;
- Ser cativante e simpático; e
- Ter princípios de marketing bastante fortes.
Quais aspectos definem a contratação desses profissionais?
As atividades de promotor de eventos e organizador de eventos são interligadas e devem ter uma atuação bastante integrada, sem deixar que eventuais interesses ou conceitos individuais superem as ações que devem ser adotadas para que o evento tenha sucesso.
A sinergia adequada entre esses profissionais vai garantir um evento de grande impacto e com um retorno muito positivo para a empresa e todos os participantes.
Conclusão: promotor de eventos e organizador de eventos
Basicamente a diferença entre um promotor de eventos e organizador de eventos se relaciona a que o primeiro profissional se responsabiliza pela divulgação e pelo marketing, enquanto o organizador providencia a parte de organização, contratações de terceiros e tudo que se relacionar à realização do evento.
Ambas as atividades podem ser consideradas complementares e têm de estar bem alinhadas para que o evento possa ser um sucesso.
A empresa pode ainda contar com uma assessoria que execute tais funções, evitando contratar funcionários para realizá-las.
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