Tudo o que você precisa saber: como organizar evento open bar

Está querendo organizar um evento com open bar e não sabe como esse tipo de serviço funciona? Não tem ideia por onde começar? Confira aqui as melhores dicas de como organizar um evento open bar de sucesso e inesquecível para os seus convidados.

Publicado em 31/10/2018

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Você quer organizar um evento do tipo open bar e não sabe por onde começar? Nesse artigo falaremos tudo sobre open bar e daremos dicas de como organizar evento open bar.

O que é open bar?

 

Tudo o que você precisa saber: como organizar evento open bar

O open bar é um tipo de serviço onde diversas bebidas são servidas em eventos, podendo incluir um cardápio personalizado com as de sua preferência. A cobrança do open bar é feita pelo total de participantes da festa.

Todo tipo de evento, até mesmo open bar, precisa de permissão para ser realizado, pois um evento sem alvará é considerado como crime. Procure verificar o local, pesquise bem antes de contratar algum tipo de serviço e esteja sempre dentro da lei para evitar qualquer problema.

Como organizar evento open bar?

Abaixo listamos 11 dicas de como organizar evento open bar. Confira:

1.       Planejamento

Essa é uma das primeiras etapas que devem ser feitas para organizar qualquer tipo de evento. É preciso montar uma planilha contendo todos os custos do evento para diminuir a possibilidade de ter prejuízos e garantir que ele seja um sucesso e tenha grande qualidade.

2.       Escolha do nome do evento

Todo evento precisa de um nome que tenha a capacidade de chamar a atenção de um público. Sendo assim, procure caprichar e use a sua criatividade para criar o nome do seu evento e que tenha a finalidade de despertar o interesse dos participantes.

3.       Definindo o público

Uma das dicas de como organizar evento open bar é definir o seu público-alvo. Eventos tipo open bar são aqueles em os convidados bebem de forma livre, sem se preocupar com a conta. Mas, quem não deve levar um susto com os valores finais do evento são os organizadores.

Da mesma maneira que você não pode deixar o seu orçamento passar dos limites, também não é recomendado deixar que as bebidas acabem durante o evento, pois isso pode prejudicar a reputação de quem está organizando. É recomendado fazer as contas para determinar a quantidade de pessoas e de bebidas que serão fornecidas.

4.       Quantidade de participantes

Saber quantas pessoas estarão presentes em seu evento é uma dica importante de como organizar evento open bar, pois isso influenciará na quantidade de bebidas e também na escolha do local em que o evento ocorrerá.

5.        Escolha de local

Escolher o local no qual ocorrerá o evento é uma das mias importantes dicas de como organizar evento open bar. Escolha o local conforme a quantidade de pessoas que estarão presentes em seu evento, pois ele precisa ser confortável e acomodar todos os convidados. Nunca escolha o local do evento pequeno demais ou grande demais.

6.       Estrutura adequada

Além de escolher o local no qual o evento vai acontecer, uma das dicas de como organizar evento open bar é garantir que ele seja agradável para todos. Para isso, é preciso que o local tenha mais de um bar para servir bebidas, pois caso contrário gera tumulto e atrapalha a atmosfera do evento. Um serviço de buffet para acompanhar é essencial, para esse tipo de proposta.

Caso o local não tenha estrutura para a montagem de um open bar, é preciso garantir que a empresa contratada tenha todos os materiais para o serviço, além de gelo e bebidas de qualidade.

Lembre-se de que eventos open bar duram bastante tempo, então outra dica de como organizar evento open bar é garantir que o local tenha um ambiente para os participantes descansarem, assim como um lounge. Outra dica é garantir que tenha um ponto de táxi próximo do local, pois algumas pessoas podem precisar voltar para a casa e não têm carona ou um carro. Invista em segurança para o evento também, para garantir a tranquilidade dos participantes.

7.       Atrações

 

Tudo o que você precisa saber: como organizar evento open bar

Para atrair ainda mais participantes para o seu evento, a dica é escolher atrações que combinem com o tipo do seu evento, seja ele temático ou não. Além de atrair, pode agradar ainda mais os participantes e garantirá uma repercussão positiva para o seu evento. DJ ou música ao vivo são boas opções.

8.       Valor do ingresso

Uma forma para lucrar com um evento do tipo open bar é estabelecer um preço para os ingressos. Como as pessoas terão acesso ilimitado a bebidas durante o evento, a dica é pensar no valor um pouco mais elevado. Dessa forma, fica mais fácil cobrir uma parte do valor que foi gasto com as bebidas.

9.       Tipos de bebidas

 

Tudo o que você precisa saber: como organizar evento open bar

Saber quais tipos de bebidas serão distribuídas em seu evento é outra dica de como organizar evento open bar. Bebidas alcoólicas e bebidas sem álcool ou uma das duas? A dica é sempre variar, pois há pessoas que não bebem tanta bebida alcoólica e acabam optando por uma bebida não alcoólica, como um suco ou refrigerante, então, lembre-se de fornecer os dois tipos de bebidas.

A quantidade de garçons é decisiva para que o open bar funcione da melhor forma e assim evite filas intermináveis, a dica é contratar um bartender para cada 50 convidados.

10.   Parcerias

Fechar parcerias é mais uma dica de como organizar evento open bar. Organizar um evento do tipo open bar não é apenas algo que requer muito trabalho, mas também é caro. A maior parte do valor da organização vem na compra das bebidas e é por esse motivo que o organizador precisa sempre buscar parcerias com marcas e vendedores conhecidos.

As empresas de bebidas podem demonstrar grande interesse em seu evento por ser open bar, afinal os patrocinadores também precisam ter uma forma para divulgar o seu produto. Procure fechar parcerias com descontos ou até patrocínios com empresas da área.

11.   A divulgação

Todo tipo de evento precisa ser divulgado e ao desenvolver estratégias de divulgação é preciso deixar claro que o seu evento será open bar. Caso você não faça isso, as pessoas podem até perder o interesse quando notarem os valores. Lembre-se de que eventos open bar são atraentes, principalmente para quem gosta de pagar um pouco mais para ter liberdade de beber sem precisar ficar controlando a carteira durante o evento.

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